Objetivo
Con esta funcionalidad, el administrador de la plataforma consigue pasar por las configuraciones y/o detalles importantes de la evaluación antes de lanzar el proceso oficial para los colaboradores de la compañía. Así, el objetivo principal del modo Borrador es traer seguridad y confianza al proceso de evaluación, a través de la realización de testeos para verificación y validaciones del modelo y del sistema.
Antes de pensar en construir tu evaluación, acá te compartimos un artículo muy interesante que te ayuda a definir: ¿cuál es el propósito de tu evaluación de desempeño? Tener la respuesta para esa pregunta es fundamental para el éxito de todo el proceso.
Paso a paso
Para construir una evaluación en modo Borrador, basta seguir los pasos abajo:
1. En la barra de navegación, clica sobre el módulo de “Evaluación”
2. Haz clic en el botón de “Nueva Evaluación”:
3. Elije el nombre del nuevo ciclo: en el local destacado, debes rellenar con el nombre del ciclo que está siendo creado. Puedes hacerlo en cuatro idiomas: español, inglés, portugués y alemán
4. Pasar por cada sección de la barra lateral de configuraciones del nuevo ciclo: este es el momento de definir cada una de las especificaciones de tu ciclo de evaluación.
Las seis secciones necesarias para el buen funcionamiento de la evaluación son:
1. Cronograma:
Aquí son configuradas las especificaciones del período de nominacones y validaciones de evaluadores (etapa optativa); y las fechas de inicio y fin del período de respuestas. También es posible exportar todas las respuestas que fueron dadas en el ciclo.
1.1 Seguimiento del estado de la evaluación;
1.2 Definir el período de nominaciones y validaciones, y sus respectivas configuraciones;
1.2.1. definir el cronograma para las nominaciones de los empleados y sus validaciones por los líderes
1.2.2. Si las nominaciones tendrán límites
Artículo de apoyo: Cómo limitar las nominaciones en una evaluación de desempeño
1.2.3. y configuraciones de cómo esas nominaciones y validaciones se reflejarán en la evaluación
Artículo de apoyo: Cómo configurar el "rechazo de nominaciones" dentro de la evaluación
⚠ Siempre que realices algún cambio en esta pantalla, deberás guardarlo para que se refleje en la evaluación.
1.3 Configuración del periodo de respuesta;
2. Configuraciones generales:
Esta es la sección más importante para el funcionamiento de la evaluación. Aquí son tratadas las informaciones básicas del ciclo (nombre y contenido de la página de instrucciones); cantidad de notas que serán utilizadas para evaluar; configuraciones de la barra lateral (sidebar); configuraciones de visibilidad para los líderes de la organización; reglas para el cálculo del promedio final; y los pesos por relacionamiento.
En esta pantalla podemos:
2.1. Definir nombre e instrucciones;
Explicaciones sobre permitir que las personas evaluadoras reabran sus evaluaciones y habilitar evaluación comparativa
2.2 Definir el número de notas y su configuración;
2.3 Configuración de la barra lateral;
Artículo de apoyo: ¿Cómo funciona la herramienta "Sidebar" en la evaluación? Y ¿Cuándo usarla?
2.4 Configurar lo que los líderes tendrán que ver;
El soporte para esta configuración: ¿Qué configuración para los líderes hay en el producto de Evaluación de Desempeño?
2.5 Definir cómo se calcularán los promedios y la escala de conceptos;
Artículos de apoyo:
2.6 Definir los pesos para cada relación;
Artículo de apoyo: ¿Qué pesos por relación se utilizan con más frecuencia en las evaluaciones en Qulture.Rocks?
2.7 Definir si la evaluación estará conectada al módulo PDI;
La conexión entre los informes individuales y el PDI permite a los usuarios crear un Área de Desarrollo en el PDI directamente a partir de las preguntas del informe individual, tanto en la tabla de medias como en las respuestas individuales.
⚠ El Líder y el Administrador no pueden crear un PDI desde el PDI para sus subordinados y colaboradores, es decir, sólo el usuario puede utilizar la conexión.
Atención: cuando la conexión esté activada, el botón crear PDI estará disponible en todas las preguntas (computables o no) visibles en el informe individual, excepto en las creadas desde los OKR. Esto se debe a que entendemos que las preguntas relacionadas con los objetivos suelen tener textos que no indicarían un buen PDI.
🛑 Importante: Las Áreas de Desarrollo serán creadas en el ciclo de PDI elegido aquí. Permitimos a los Administradores elegir un ciclo PDI existente o crear un nuevo ciclo en el momento de la configuración, ya que el ciclo PDI actual puede no ser el ciclo correcto para el resultado de esa evaluación.
Ejemplo: Estoy configurando una evaluación para el 22 de octubre que se pondrá en marcha el 22 de noviembre y cuyos informes se publicarán el 22 de diciembre. El ciclo actual del PDI es el Q4/22, pero el resultado de esta evaluación debería alimentar el ciclo del PDI Q1/23.
3. Temas:
Aquí serán definidas las páginas y las preguntas dentro de cada página del formulario de la evaluación. Los temas representas las paginas del formulario de evaluación. Adentro de los temas es donde vas a crear las preguntas. De esa forma, manetenemos el formulario organizado
En esta pantalla puedes:
3.1. Crear los temas y preguntas de evaluación
Artículos de apoyo:
4. Preguntas no computables:
Aquí serán incluidas las preguntas informativas, que no son consideradas para el cálculo de la nota final del colaborador en la evaluación. Por ejemplo: “Indica quién es tu referencia de cultura en la compañía” con una lista suspensa para seleccionar la respuesta.
Nota: Siempre que posible, sugerimos que crees las preguntas en los temas para dar una organización mejor a tu formulario. Nuestra recomendación es que uses las preguntas no computables en casos que quieras darle al evaluador la posibilidade de elegir más de una opción de respuesta o, como mencionado anteriormente, elegir entre una lista de opciones de colaboradores.
En esta pantalla puedes:
4.1. Definir el título de la página y su descripción.
⚠ Si la casilla está marcada, los participantes responderán primero a las preguntas no computables y luego pasarán a los temas.
4.2 Crear las preguntas no computables
Artículos de apoyo: ¿Qué son las preguntas no computables y cómo registrarlas en una evaluación?
5. Participantes:
En esta sección serán definidos los evaluadores que participarán del proceso de testeos en el modo Borrador, que está siendo configurado.
Nota: al poner una evaluación al aire, puedes mantener los participantes creados en el modo borrador usando este botón que se encuentra inmediatamente arriba del botón de poner la evaluación al aire:
Artículos de apoyo:
6. Informes individuales:
Definición de las informaciones que serán presentadas en el informe individual de la persona evaluada.
Artículos de apoyo:
Premisas y consecuencias
Ahora que la evaluación está toda configurada y lista, llegó la hora de activarla y ponerla en vivo!!
Antes de todo, es importante recordar que:
Al clicar en el botón “Poner en vivo”, el ciclo cambia de “estado” y pasa a ser considerado como una evaluación “oficial” en el sistema.
Algunas configuraciones, como las reglas de cálculo de notas finales, pasan a quedar bloqueadas después que la evaluación vaya al aire.
Atención: en caso que ustedes deseen realizar alguna alteración “sensible”, que ahora pasa a estar bloqueada, sugerimos la duplicación de ese ciclo “en vivo” (oficial) para que puedan realizar todas las próximas ediciones identificadas. Después de que todos los cambios fueron hechos, ustedes pueden ponerla en vivo.
Poner en vivo y activar el ciclo
Después de revisar todo, podemos poner la evaluación en vivo!! Para hacer eso, necesitamos entrar en la pestaña de “Cronograma” dentro de las configuraciones de la evaluación.
Como mencionado al principio del artículo, el principal objetivo del “Modo Borrador” es darles la posibilidad de realizar testeos y chequear las configuraciones en un ambiente preparatorio para el go live del proceso oficial de la evaluación de desempeño. Pensando en eso, al momento de poner la evaluación en vivo, podemos:
excluir a todos los participantes que están en el modo de prueba, o;
mantener a los participantes que están en el modo de prueba.
Para la opción 1: basta dejar en blanco el box “Mantener a los participantes creados en el modo de prueba”
Para la opción 2: basta marcar el box “Mantener a los participantes creados en el modo de prueba”
Definido si los participantes serán mantenidos o no, puedes poner la evaluación en vivo y activarla.
Al momento de activar la evaluación, es posible seleccionar la opción de enviar correos electrónicos para los participantes, avisandoles que la evaluación ya está lista y puede ser respondida.
FAQ
Este artículo presenta las principales dudas sobre el modo de evaluación por la visión del administrador: FAQ - Dúvidas frequentes em Avaliações (visão Admin)
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