El ABC de los objetivos

¿Por qué son importantes los objetivos? 🤔

Los objetivos tienen 3 grandes beneficios: alineación, enfoque y motivación.

🟣 Alineación

Según Jorge Paulo Lemann, gran empresario brasileño y socio de empresas como Ambev, Burger King y KraftHeinz, uno de sus mayores retos era conseguir que la gente "remara en la misma dirección" en sus empresas. Es decir, hacer que todos contribuyan a los mismos objetivos.

Los objetivos tienen este poder: al estar alineados con la misión, la visión y los objetivos de la empresa y su equipo, los objetivos de un empleado están alineados con estos grandes objetivos estratégicos, lo que garantiza que todos remen en la misma dirección.

🟣 Enfoque

Según la teoría y la ciencia que hay detrás de los objetivos, uno de sus grandes beneficios es el enfoque que dan a los "propietarios" de los objetivos. Todo el mundo sabe lo malo que puede ser tener demasiadas prioridades o acabar enterrado en las exigencias y los incendios del día a día. Los objetivos te ayudan a recordar lo que es importante y esencial. Según las investigaciones, las tareas se realizan con más atención y compromiso cuando están vinculadas a un objetivo.

🟣 Motivación

Por último, los objetivos te ayudan a conseguir resultados antes inimaginables. Según las investigaciones de la Teoría del Establecimiento de Metas, se realiza un mayor esfuerzo a medida que una meta se convierte en un reto.

Cómo definir objetivos ✏️

Hay dos formas principales de definir objetivos. El primero procede de los objetivos del jefe del empleado, de su equipo y de la empresa:

Como puede observarse, todas las iniciativas, objetivos y prioridades de tu empresa deben "encajar" y ser coherentes entre sí. Si se consiguen mis resultados, debo contribuir a que se consigan los de mi equipo. Si se consiguen los resultados de mi equipo, debemos contribuir a que nuestra empresa logre los resultados deseados para el año. Si se alcanzan los resultados deseados para este año, la empresa debería estar más cerca de alcanzarlos dentro de tres años. Y así sucesivamente.

👉 Así que una forma interesante de fijar objetivos es pensar "¿qué debo hacer y qué resultados debo conseguir para que mi equipo o equipos alcancen sus objetivos?".

La segunda forma de definir objetivos es a partir de los procesos de los que eres responsable. Para ello, imaginemos un proceso ficticio, que incluye atender las llamadas de los clientes, cerrar los pedidos e introducir dichos pedidos en el sistema:

Este proceso consta de 4 tareas principales:

1. Recibir llamadas de clientes;

2. Responder a la llamada del cliente;

3. Cierre de un pedido con el cliente;

4. Introducción de la orden cerrada en el sistema.

En una empresa puede haber empleados que se dediquen exclusivamente a un proceso como éste (y cuyas descripciones de puesto suelen ser prácticamente una copia de las tareas del proceso). Muchos de nuestros clientes cometen el error de utilizar estas tareas como objetivos. Esto está mal. ⚠️ Recuerda: las tareas (y las descripciones de trabajo) no son objetivos.

Pero, ¿qué son entonces los objetivos en este caso, en el que partimos de las tareas, los procesos y la descripción del trabajo para definir nuestros objetivos? 🤔

El primer paso consiste en extraer métricas de las tareas y procesos. Como podemos ver a continuación, a partir de los pasos del proceso se crean 5 medidas, llamadas KPIs (Key Performance Indicators), que miden mi rendimiento en la ejecución de ese proceso:

Los KPI que extraemos son:

• # Nº de llamadas de clientes atendidas;

• # llamados cerrados

• # Nº de operaciones concluídas;

• % de llamadas convertidas en pedidos o finalizados;

• NPS (Net Promoter Score - una métrica de satisfacción) de los clientes atendidos.

Ahora tenemos insumos mucho mejores para crear nuestros objetivos: Nuestros objetivos deben ser mejoras (las mejoras pueden ser aumentos, disminuciones o incluso mantenimiento) de los niveles de estos KPI que miden cada parte de mi proceso.

¿Cómo funciona un objetivo? 💡

Ahora que hemos definido de dónde vienen los objetivos, podemos entrar en los detalles de un objetivo. Siguiendo el ejemplo anterior, definamos un objetivo:

"Crecer un 20% en operaciones cerradas".

En este caso, la meta es un Objetivo a alcanzar, directamente vinculado al crecimiento. También hay un Resultado Clave que alcanzar: un crecimiento del 20% en el KPI "nº de operaciones cerradas".

¿Qué te parece la inserción de este objetivo en la plataforma Qulture.Rocks?

Tiene mucho sentido emparejar este resultado clave con un objetivo de "control", que compense algún aspecto importante de la asistencia. Es importante para no renunciar a un aspecto importante del servicio -por ejemplo, la calidad del servicio- en su búsqueda de crecimiento. Así que emparejemos un Resultado Clave que garantice que el 100% de las operaciones se insertan correctamente en el sistema:

Ahora tenemos dos resultados clave para el mismo objetivo. Uno de ellos mide si hemos tenido éxito en la búsqueda del crecimiento deseado. La otra garantiza que hemos seguido el proceso correcto de formalización de la operación para que no haya errores.

¿Cuál es la diferencia entre un objetivo, una tarea, un proyecto y la descripción de su puesto de trabajo? 🤔

Buena pregunta.

Una tarea es un esfuerzo que, concatenado con otros esfuerzos, o acciones, debe conducir a un Objetivo, que es la meta.

Un Proyecto también es una suma de acciones o tareas que conducen a un Objetivo.

Es interesante tener siempre algunos objetivos y algunos Proyectos en tu lista de prioridades para el ciclo (ya sea un trimestre, un semestre o un año).

Registrar un proyecto también es bastante sencillo en la plataforma Qulture.Rocks:

Puedes ver algunos consejos prácticos en la pantalla de arriba:

• Registramos el nombre del proyecto como objetivo a alcanzar

• También utilizamos una etiqueta "[Proyecto]" delante del nombre del objetivo, para que la visualización sea aún más clara.

• Introducimos una entrega parcial del proyecto en cada Resultado Clave, y utilizamos Resultados Clave binarios (tipo sí/no), que definirán el éxito del proyecto

• En cada una, utilizamos una etiqueta con la fecha de entrega prevista, por ejemplo, "[20/6]".

¿Cuántos objetivos debo tener?

Para no perder el foco, de lo que hablábamos antes, es importante no tener más de 5 o 6 prioridades, y de estas 5 o 6 prioridades, 3 o 4 deben ser objetivos, y 1 o 2 deben ser proyectos.

Carlos Brito, Consejero Delegado de ABInbev, afirma que "tus objetivos deben caber en una mano". La cuestión está clara: hay que centrarse.

La importancia de tener siempre un plan de acción

Tener un plan de acción sobre cómo vas a conseguir tus objetivos es importante para aumentar tus posibilidades de alcanzarlos.

🟪 Un plan de acción es básicamente una serie de tareas y acciones que conducirán al objetivo. Utilicemos el ejemplo anterior en el que teníamos un objetivo que era "Aumentar el número de transacciones cerradas en un 20%".

Para lograr ese objetivo, puede que tengamos que actuar sobre alguna causa raíz o proceso previo a la venta que nos permita cerrar más leads. Por lo tanto, tras contraer el objetivo, el ciclo comienza con un análisis del reto a alcanzar (20% de crecimiento), que concluye cuando encontramos un "problema" primario que, si se resuelve, nos permite lograr el objetivo. Algunas ideas de factores que podrían ser relevantes para este objetivo:

• Centrarse en operaciones de mayor ticket medio, que permiten una mayor productividad de cada vendedor.

• Crear un proceso sencillo para filtrar las llamadas, de modo que el vendedor no pierda el tiempo con clientes que no tienen intención real de comprar.

Así, si el propietario del objetivo decide, junto con su jefe y su equipo, que centrarse en operaciones con un ticket medio más alto es la forma de batir el objetivo, puede crear tareas que indiquen cómo va a batir el objetivo:

Para acceder a las tareas de un objetivo, basta con hacer clic en Resultado clave e ir a Kanban de tareas. Allí se registran las nuevas iniciativas o planes de acción, así como sus plazos de entrega, cuáles están a punto de completarse, cuáles se están llevando a cabo actualmente y cuáles ya han finalizado.

 🔴 Importante: Si las actividades y los factores exigen esfuerzos más estructurados, puede ser necesario un Proyecto. Vea a continuación algunas ideas de causas fundamentales que pueden transformarse en Proyectos:

• Cambiar el flujo de registro de transacciones en el sistema, para que cada vendedor pueda cerrar más transacciones en un periodo de tiempo determinado.

• Formar a los comerciales en técnicas de negociación y cierre, para que puedan aumentar la tasa de conversión de llamadas en pedidos y, por tanto, aumentar el número de operaciones cerradas.

• Revisar el proceso de cotización y hacerlo más sencillo y rápido, porque se están produciendo pérdidas

Ejemplos de objetivos: un poco de inspiración 🚀

Hemos creado un archivo de Google Sheets con varios ejemplos de objetivos, separados por áreas de interés como Finanzas, Marketing, RRHH y Ventas, para que te sirva de inspiración a la hora de escribir tus objetivos. Puedes acceder al archivo aquí. Simplemente duplícalo y edítalo como necesites.