¿Cómo identificar las mejoras en el proceso de evaluación de desempeño?

¿Cuál es el objetivo de tu evaluación de desempeño?

Esta es una pregunta que le hacemos a todos nuestros clientes que están en la fase de construcción de su modelo de evaluación. Para ser más claros, vamos más allá: siempre preguntamos "¿cuál es el objetivo de tu evaluación de deseméño: la toma de decisiones o el desarrollo de sus empleados?"

Independientemente de cuál sea tu objetivo con el modelo de evaluación, que también puede ser una mezcla de ambos, debes preocuparte por 2 cuestiones cruciales en el momento en que se finaliza la evaluación, después de haber dedicado tanto tiempo y esfuerzo a medir el rendimiento del equipo:

¿Se ha cumplido mi objetivo?

Si el objetivo es el desarrollo, ¿está más claro para la gente qué y cómo puede desarrollarse?

Si el objetivo es la toma de decisiones, ¿los resultados de la evaluación han proporcionado información para una toma de decisiones más justa?

Las evaluaciones del rendimiento con el propósito de tomar decisiones y las que tienen el propósito de desarrollar a los empleados tienen clientes finales diferentes. Puedes explorar más de eso en este otro artículo.

Por lo tanto, identificar si el objetivo fue alcanzado es básicamente para verificar si el proceso generó valor real para tu cliente final, y si no, para traerle más claridad sobre lo que debe ser ajustado para que realmente agregue valor en la próxima aplicación.

¿Cuál fue la experiencia de los empleados con el proceso?

La preocupación por la experiencia de los colaboradores es importante porque cuantos más detractores haya, mayores son las posibilidades de que el proyecto pierda prioridad o se convierta en un proceso meramente burocrático.

Cuestiones como el tiempo de dedicación para rellenar el formulario, las dudas, las inseguridades, las experiencias con las reuniones de calibración, en definitiva, todo el esfuerzo dedicado por los clientes finales debe ser evaluado, siempre pensando en la mejor experiencia posible para todos.

Buscar las respuestas a estas preguntas a través de una encuesta es una excelente manera de aplicar continuamente un modelo de evaluación que realmente aporte resultados y justifique toda la inversión que se destina a realizarla.

¿Aún no está convencido de la importancia de esta encuesta?

Las organizaciones en las que los empleados están más satisfechos con su enfoque de medición del rendimiento tienen 1,3 veces más probabilidades de cumplir sus objetivos financieros, tres veces más probabilidades de gestionar el cambio con eficacia, 3,2 veces más probabilidades de fomentar la asunción de riesgos por parte de los empleados y más del doble de probabilidades de innovar¹.

Además, las investigaciones demuestran que medir el impacto de la evaluación de desempeño, proporcionar esos datos a los líderes y permitirles tomar medidas se asocia con un aumento de +94 en la satisfacción con la práctica¹.

Sin embargo, si todavía no sabes por dónde empezar, no estás solo. Las prácticas de evaluación de desempeño tienen, por término medio, una puntuación NPS negativa de sesenta (-60)².

¿Cómo y cuándo hacerlo?

Al final de cada ciclo de evaluación, realiza una encuesta para conocer la opinión de tus clientes finales. Además de una encuesta general, también puedes segmentar la encuesta en dos públicos distintos, los líderes y los clientes potenciales.

El beneficio de la segmentación es la posibilidad de entender cuál es la visión del proceso en cada lado en particular, en la medida en que, por lo general, el esfuerzo aplicado por el liderazgo es mucho mayor que el de los seguidores.

Recordatorio importante: ¡Garantizar el anonimato de la encuesta! Si se obliga a los encuestados a identificarse, hay grandes posibilidades de comprometer los resultados, ya que la gente tiende a ser menos honesta en sus respuestas.

Ejemplos de preguntas que te ayudarán a elaborar una mejor evaluación de desempeño

A continuación describimos algunas sugerencias de preguntas que pueden aplicarse. La idea es que evalúes cuáles de estas preguntas son relevantes para tu realidad, o que las utilices como inspiración para crear la tuya propia, no que las utilices como receta en su totalidad.

Puedes observar que no utilizamos preguntas para la mayoría de las cuestiones, sino afirmaciones. La idea es que el encuestado evalúe en qué medida está en desacuerdo o de acuerdo con cada una de las afirmaciones, utilizando una escala de Likert.

En cuanto a la estructura del formulario de captación, podría ser una buena idea dividir las preguntas en bloques, agrupando las preguntas relacionadas en el mismo bloque. De esta manera, además de hacer el formulario más fácil de usar, también será más fácil segmentar sus resultados.

Descargar el banco de preguntas

Escala de la encuesta

Para este modelo de encuesta, recomendamos el uso de una escala Likert de 5 notas. Las escalas Likert son excelentes para conocer con más detalle lo que la gente piensa sobre un tema concreto.

Una de las ventajas de la escala Likert es que ayuda a evitar algunos errores comunes de las encuestas, como la creación de preguntas muy amplias que suelen ser mucho más difíciles de responder, lo que compromete los resultados.

Resultados recogidos, ¿y ahora qué?

Hay que prestar atención a cómo se analizarán los datos. Las respuestas pueden leerse individualmente o combinarse con un conjunto de preguntas (bloques). El valor asignado a cada punto también debe establecerse previamente.

Análisis e interpretación de los resultados

Para analizar los resultados recogidos mediante una escala de Likert, se asignan valores a cada uno de los ítems, empezando por cero para el ítem neutro (3) y aumentando o disminuyendo en 1 para cada ítem por encima o por debajo, respectivamente, para luego obtener la media de los valores totales evaluados.

Para ilustrarlo mejor:

¿Por qué utilizar la regla de cálculo de esta manera? Este modelo facilita la percepción negativa o positiva de cada pregunta, ya que las preguntas con una puntuación superior a cero tuvieron la percepción más positiva, y las preguntas con una puntuación negativa tuvieron la percepción más negativa por parte de la mayoría de las personas.

Por ejemplo, analicemos primero las respuestas brutas (sin incluir aún la regla de cálculo) de dos preguntas, Z y X, considerando que el número "1" significa "Totalmente en desacuerdo", y así sucesivamente, según la tabla anterior:

Convertir las respuestas según la regla de cálculo:

También es importante calcular la desviación estándar de las respuestas de cada pregunta, para evaluar la variación de las respuestas de cada ítem entre un encuestado y otro.

La desviación estándar³, es un indicador que muestra la diferencia respecto a la media de cada valor en un conjunto determinado. Comienza en 0 (lo que indicaría que no hubo ninguna variación en las respuestas de todos) y cuanto más alto es su valor, más se alejan las respuestas del promedio.

La desviación estándar se puede calcular fácilmente en Excel, como se describe en este artículo. Utilizando el ejemplo anterior, estas fueron las desviaciones estándar que encontramos para las preguntas Z y X.

Podemos interpretar que, en promedio, las personas seleccionaron más puntuaciones similares para la pregunta Z que para la X. De este modo, podemos utilizar la desviación estándar como indicador de la convergencia o divergencia de las respuestas.

De forma práctica, las respuestas con desviaciones típicas más elevadas deben analizarse con mayor precaución, quizás incluso con una investigación más profunda en paralelo a la encuesta original, ya que indica que la gente tenía opiniones muy diferentes.

Indicando, por ejemplo, que las personas de una zona determinada tenían percepciones muy positivas y las de otra zona percepciones muy negativas. A partir de esta diferencia, podemos pensar en algunas hipótesis de causas, como el liderazgo de un determinado equipo.

Sin embargo, el área o el liderazgo no son los únicos factores que pueden influir, hay muchos factores que pueden originar estas diferentes percepciones, el reto es enumerar las principales hipótesis de causa, para poder atacarlas.

Para ayudarte a visualizar cómo calcular los resultados, hemos puesto a tu disposición esta plantilla para que la descargues.

Acciones de mejora

Por último, la conversión de las respuestas en acciones prácticas mide el éxito de la aplicación de la encuesta. Utiliza la interpretación de los resultados para pensar en acciones de mejora para los temas que fueron mal evaluados.

Debemos adoptar una mentalidad de mejora continua para todo lo que hacemos en RRHH, sólo así estaremos buscando la excelencia necesaria para construir procesos y prácticas de referencia. La clave de un proceso exitoso es: ¡escuchar a tus clientes!

Referencias

1. How to Make Performance Management Less Hated, Bersin, Deloitte Consulting LLP / Kathi Enderes, PhD, 2019

2. Seven Top Findings for Enabling Performance in the Flow of Work, Bersin, Deloitte Consulting LLP / Kathi Enderes, PhD, and Matthew Deruntz, 2018.

3. TAKAHASHI, S., 2010. Guia Mangá de Estatística. São Paulo: Novatec Editora