Como identificar melhorias no processo de avaliação de desempenho?

Qual é o objetivo da sua avaliação de desempenho?

Essa é uma pergunta que fazemos para todos nossos clientes que estão na fase de construção do modelo de avaliação. Para sermos mais claros, vamos além: perguntamos sempre “qual é o propósito da sua avaliação de desempenho: a tomada de decisões ou o desenvolvimento dos seus colaboradores?”

Independentemente de qual é o seu objetivo com o modelo de avaliação, que pode também ser uma mescla de ambos, você deveria se preocupar com 2 questões cruciais no momento em que a avaliação é finalizada, ao ter despendido tanto tempo e esforço para mensurar a performance do time:

1. Será que meu objetivo foi alcançado?

Se o objetivo é desenvolvimento, está mais claro para as pessoas o que e como elas podem se desenvolver?

Se o objetivo é a tomada de decisão, os resultados da avaliação trouxeram insumos para uma tomada de decisão mais justa?

As avaliações de desempenho que têm como propósito a tomada de decisões e as que têm como propósito o desenvolvimento dos colaboradores têm clientes finais diferentes. Você pode explorar mais sobre esse assunto neste outro artigo.

Portanto, identificar se o objetivo foi alcançado é basicamente verificar se o processo gerou valor real para o seu cliente final, e se não, te trazer maior clareza sobre o que deve ser ajustado para que de fato acrescente valor na próxima aplicação.

2. Qual foi a experiência dos colaboradores com o processo?

A preocupação com a experiência dos colaboradores é importante pois quanto mais detratores existirem, maiores são as chances do projeto perder prioridade ou se tornar um processo meramente burocrático.

Quesitos como tempo de dedicação para preenchimento do formulário, dúvidas, inseguranças, experiências com as reuniões de calibração, enfim, todo esforço dedicado pelos clientes finais deve ser avaliado, pensando sempre na melhor experiência possível para todos.

Buscar as respostas para essas perguntas por meio de uma pesquisa é uma excelente forma de aplicar continuamente um modelo de avaliação que realmente traga frutos e justifique todo o investimento que é alocado para que ele aconteça.

Ainda não está muito convencida(o) da importância dessa pesquisa?

Organizações em que seus colaboradores estão mais satisfeitos com a abordagem de avaliação de desempenho têm 1,3 vezes mais chances de cumprir suas metas financeiras, probabilidade três vezes maior de gerenciar mudanças de forma eficaz, 3,2 vezes mais chances de encorajar a assunção de riscos pelos colaboradores e mais do que o dobro de probabilidade de inovar¹.

Além disso, pesquisas mostram que medir o impacto da avaliação de desempenho, fornecer esses dados aos líderes e, em seguida, permitir que eles tomem uma atitude está associado a um aumento de +94 na satisfação com a prática¹.

Contudo, se você ainda não sabe por onde começar, você não está sozinha. As práticas de avaliação de desempenho têm, em média, uma pontuação negativa de sessenta (-60) no NPS².

Como e quando fazer?

Ao final de cada ciclo de avaliação, aplique um questionário para ouvir a opinião dos seus clientes finais. Além de uma pesquisa geral, também é possível segmentar a pesquisa em dois públicos distintos, líderes e liderados.

O benefício da segmentação é a possibilidade de entender qual é a visão do processo de cada um dos lados em particular, na medida que, geralmente o esforço aplicado pela liderança é muito maior do que o de liderados.

🔴 Lembrete importante: Garanta a anonimidade da pesquisa! Caso você obrigue os respondentes a se identificarem, há grandes chances de comprometer os resultados, na medida que as pessoas tendem a serem menos honestas nas respostas.

Exemplos de questões que irão te ajudar a construir uma melhor avaliação de desempenho

Descreveremos abaixo algumas sugestões de questões que podem ser aplicadas. A ideia é que você avalie quais dessas perguntas são pertinentes para a sua realidade, ou use como inspiração para criar as suas próprias, e não que as utilize como uma receita em sua totalidade.

Você poderá reparar que não utilizamos perguntas para a maioria das questões, e sim afirmações. A ideia é que o respondente avalie o quanto discorda ou concorda com cada uma das afirmações, utilizando a escala Likert.

Em relação a estrutura do formulário de coleta, pode ser uma boa ideia dividir as questões em blocos, aglomerando questões correlatas em um mesmo bloco. Assim, além do formulário ficar mais amigável, também será mais fácil segmentar os seus resultados.

Escala da pesquisa

Para este modelo de pesquisa, recomendamos o uso da escala Likert de 5 gradações. As escalas Likert são ótimas para descobrir de forma mais detalhada a opinião das pessoas sobre determinado tema.

Um dos prós da escala Likert é que ela ajuda a evitar algumas armadilhas comuns das pesquisas, como criar perguntas muito abrangentes que geralmente são bem mais difíceis de responder, comprometendo os resultados.

Resultados coletados, e agora?

É preciso ter atenção à forma que os dados serão analisados. As respostas podem ser lidas de maneira individual ou combinada a um conjunto de questões (blocos). O valor designado ao preenchimento de cada ponto também deve ser estabelecido previamente.

Análise e interpretação dos resultados

Para analisar os resultados coletados por uma escala Likert, atribui-se valores para cada um dos itens, começando em zero para o item neutro (3) e aumentando ou diminuindo em 1 para cada item acima ou abaixo, respectivamente, para em seguida obter-se a média dos valores totais avaliados.

Para ilustrar melhor:

Por que utilizar a regra de cálculo dessa forma? Esse modelo facilita a visualização da percepção negativa ou positiva de cada questão, na medida que questões com a pontuação maior do que zero tiveram em sua maioria uma percepção mais positiva, e questões com a pontuação negativa tiveram a percepção mais negativa pela maioria das pessoas.

Por exemplo, vamos analisar primeiro as respostas brutas (sem incluir a regra de cálculo ainda) de duas questões, Z e X, considerando que o número "1" significa "Discordo totalmente", e assim por diante, de acordo com a tabela acima:

Convertendo as respostas de acordo com a regra de cálculo:

Também é importante calcular o desvio-padrão das respostas de cada questão, para avaliar a variação de respostas de cada item entre um respondente e outro.

O desvio-padrão³, é um indicador que mostra a diferença da média de cada valor em um dado conjunto. Ele parte de 0 (o que indicaria que não houve variação nenhuma nas respostas de cada um) e, quanto mais alto seu valor, mais respostas distantes da média houveram.

O desvio-padrão pode ser facilmente calculado no excel, conforme descreve este artigo. Utilizando o exemplo acima, estes foram os desvios-padrão que encontramos para as questões Z e X.

Podemos interpretar que na média, as pessoas selecionaram notas mais parecidas na questão Z do que na X. Desse modo podemos usar o desvio-padrão como um indicador da convergência ou divergência das respostas.

Na prática, as respostas com desvio-padrão mais altos devem ser analisadas com maior cautela, talvez até com uma investigação mais aprofundada, paralela à pesquisa original, pois indica que as pessoas tiveram opiniões muito distintas.

Indicando por exemplo, que pessoas de uma determinada área tiveram percepções muito positivas e de outra área percepções muito negativas. A partir dessa diferença, podemos pensar em algumas hipóteses de causas, como por exemplo a liderança de determinado time.

Porém, a área ou liderança não são os únicos fatores que podem influenciar, existem inúmeros fatores que podem originar essas diferentes percepções, o desafio é elencar as principais hipóteses de causa, para que você possa atacá-las.

Ações de melhoria

Por fim, a conversão das respostas em ações práticas mede o sucesso da aplicação da pesquisa. Utilize a interpretação dos resultados para pensar em ações de melhoria para questões que foram mal avaliadas.

É fundamental abraçarmos a mentalidade de melhoria contínua em todas as nossas ações no RH. Essa é a caminho para atingirmos a excelência que tanto almejamos na construção de processos e práticas que realmente fazem a diferença. O verdadeiro coração de um processo bem-sucedido reside em uma atitude essencial: ouvir atentamente os nossos clientes!

Referências

1. How to Make Performance Management Less Hated, Bersin, Deloitte Consulting LLP / Kathi Enderes, PhD, 2019

2. Seven Top Findings for Enabling Performance in the Flow of Work, Bersin, Deloitte Consulting LLP / Kathi Enderes, PhD, and Matthew Deruntz, 2018.

3. TAKAHASHI, S., 2010. Guia Mangá de Estatística. São Paulo: Novatec Editora
   
   

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