Cómo crear un Box en la plataforma Qulture.Rocks

Antes de mostrarte el paso a paso técnico de cómo crear el box, es importante que recordemos algunos conceptos importantes sobre este tema.

¿Qué es un 9-box?

En primer lugar: 9-box se dice “nine box”, y no “nine-in-box”. El nombre proviene de “9-Box Matrix” o, en traducción libre, “matriz de nueve cajas”. Por lo tanto, son nueve cajas, y no “nueve en cajas”.

Con el concepto del nombre ok, vamos a lo que es la matriz 9-box: una herramienta, principalmente visual, de mapeamento de talentos que sirve de insumo para la toma de decisiones relacionadas a la gente - promociones, dimisiones, entrenamientos, subida de salarios y otros incentivos. Por ejemplo:

El uso de este soporte visual, aliado a la correcta conducción de toda la discusión que permea el 9-box, tiene como efectos inmediatos:

• Mejores decisiones de talentos (más precisa, justas y bien informadas);

• Educación del liderazgo (generada por la experiencia conjunta de discutir la posición de los talentos en la matriz en una ceremonia).

📚 Para saber un poco más sobre la história del 9-Box, basta acceder al artículo de nuestro blog (link).

¿Cómo construir un box en la plataforma de Qulture.Rocks?

Apenas para mejor orientar el conocimiento, vamos a pasar por tres conceptos fundamentales:

• Matriz: herramienta visual configurada por 2 ejes (eje X e Y) que pertenecen al mismo plano;

• Ejes: son las rectas horizontal (eje X) y vertical (eje Y) que irán definir el posicionamiento de los colaboradores;

• Tópicos: es un conjunto de preguntas (página) dentro de la evaluación de desempeño.

⚠️ Es importante que el objetivo del Box esté claro para los RRHH, y eso significa que los ejes estén definidos en el momento de la construcción de la matriz. Generalmente, el eje X está relacionado a los tópicos de "Entregas/Resultados" y el Y a los de "Competencias". A través de este artículo aqui, es posible entender como nuestro clientes construyen sus respectivos boxes.

Vamos al paso a paso de la creación del Box en Qulture.Rocks.

Paso a paso:

Paso 1 - Configuraciónão del Box

1. Ir hasta la sección de “Boxes”: como fue mencionado anteriormente, solo es posible crear un box dentro de una evaluación de desempeño.

2. Clicar en “Nuevo Box”: en la parte superior derecha de tu pantalla, debes clicar en “Nuevo Box”:

3. Definir el nombre del Box y de los ejes de la matriz:

3.1. Nombre del Box: en el campo destacada abajo, escriba el nombre del Box

Este nombre quedará visible en la lista de los boxes de su ciclo de evaluación, permitiéndole a los administradores de la plataforma o los administradores de Box (artículo sobre los perfiles de admins), puedan accederlo. En caso que quieran permitirles a los líderes para que también accedan y visualicen la posición de sus reportes directos (e indirectos) en el box, basta activar la configuración que se sigue:

3.2. Nombre de los ejes: en el local destacado abajo, escriba el nombre del eje horizontal (X) y vertical (Y) de la matriz:

Nombrar los ejes es importante para dar claridad sobre el objetivo de cada dimensión. Considerando que el Box será presentado en reuniones para la toma de decisiones, es importante que los RRHH y los líderes consigan entender de forma rápida y simple lo que cada dimensión representa para aquel colaborador.

4. Número de cuadrantes (Grid): elija el mejor modelo de matriz para su análisis en la sección de Grid, como muestra la imagen a seguir:

La plataforma te posibilita que crees una matriz del tamaño que haga más sentido para tu análisis.

5. Definición de los intervalos: En La sección “Intervalos”, selecciona una de las dos opciones: por porcentaje o por nota. El tamaño de los intervalos por cada rango puede ser definido a través del porcentaje o a través de medias numéricas:

Para definir a través de porcentaje, es necesario seleccionar la opción de ual, é necessário selecionar a opção “Definir utilizando porcentaje” y, después, clicar dentro del cuadradito localizado en los rangos de los ejes X e Y, como destacado en la imagen que se sigue. Debes alterar los porcentajes de cada rango para el valor deseado:

Para definir a través de médias numéricas, selecciona la opción “Definir utilizando notas” y defina los valores del límite superior de cada rango para cada eje:

Por ejemplo, si sabes que la escala de la evaluación tiene cinco opciones de selección (1 a 5), la imagen arriba está configurando que el límite superior del primer rango del eje X es 1.67, y el límite superior del rango 2 - eje X es 3.33

Observación: es importante mencionar que cuándo un colaborador se queda con el índice exactamente igual al límite superior del intervalo, será direccionado para el rango abajo, y no para el siguiente. Por ejemplo: suponiendo que Francisco Bouzas se quedó con promedio 1.67 en el eje X, él estará localizado en X - Rango 1, y no en X - Rango 2.

6. Definición de público objetivo: en la sección “Público objetivo” es posible definir quién deberá participar del box. Las opciones son:

• Toda la empresa presente o;

• Un segmento apenas.

7. Módulo esperado/real: en la sección “Opciones”, es posible seleccionar Activar modulo esperado/real que, cuándo activo, permite que en cada cuadrante sean mostrados:

• El número de personas esperadas, de acuerdo con la distribución por porcentaje;

• El número real de personas después de la distribución y;

• Acción propuesta. O sea, cuántas personas deben ser agregadas o retiradas para alcanzar el número ideal de personas en determinado cuadrante.

⚠️ Atención: esta acción está disponible apenas cuando los intervalos del Box sean definidos por porcentaje.

Paso 2 - Definición de los pesos de los ejes

Ok. Finalizamos las configuraciones generales del Box, señalada como “Paso 1” en la plataforma. Ahora llegó la hora de darle los pesos a cada tópico de los ejes.

En “Tópicos del eje X” , selecciona uno o más tópicos para el eje:

Haz lo mismo para el eje Y. En seguida, define el peso de cada tema dentro de determinado eje:

Observación: el tópico será considerado en el cálculo del promedio del eje caso tenga peso diferente de cero en la evaluación de desempeño. Por ejemplo: caso la evaluación tenga un tópico llamado Potencial con peso = 0, consecuentemente, ese tópico no será considerado para el cálculo de la media del eje en el momento de la creación del box.

Paso 3 - Revisión y finalización

Por fin, llegó la hora de revisar todas las configuraciones hechas y finalizar la creación del Box.

Hecho esto, dependiendo de la cantidad de evaluados que el ciclo tenga, el Box queda en proceso de cálculo y creación. Entonces, en 5 minutos como mucho, estará disponible para que puedas ver la matriz finalizada de acuerdo a las reglas aplicadas anteriormente.

Esta es la visualización final del Box en la plataforma Qulture.Rocks:

Para saber un poquito más sobre como realizar las calibraciones en el sistema, accesa a este articulo y crea filtros de colaboradores antes de acceder al box, si crees que es necesario!

A parte de eso, tenemos algunos tips de como personalizar tu box con colores y nombres diferentes en los cuadrantes que te pueden ayudar en las analises y tomas de decisiones 😀