Cómo comunicar la encuesta de clima a sus participantes

Las encuestas de clima que consiguen grandes resultados en cuanto a la participación de los empleados suelen presentar una gran comunicación, imprescindible para sensibilizar a los empleados y que entiendan el motivo y la importancia de realizarla y participar en ella.

La forma de comunicar de la empresa puede determinar el porcentaje de participación de los empleados y cuanto mayor sea este índice de adhesión, más fiel será el resultado.

💡Aspectos principales

A continuación mostraremos algunos aspectos que consideramos importantes a la hora de comunicar una encuesta de clima a su público.

🟪 Definir los destinatários de la encuesta

Es muy importante saber quiénes serán los participantes de tu encuesta: ¿serán todos los empleados? ¿Sólo un departamento o área? ¿Una unidad específica? 🤔

Definir claramente los destinatários te ayudará a orientar los demás aspectos relevantes de una comunicación eficaz para tu encuesta.

También es importante tener claras las diferentes partes interesadas, porque la comunicación puede (y debe) variar según cada perfil. Veamos algunos ejemplos:

🟣 RRHH: Área que se encargará de dar soporte al proceso, por lo que es importante que todas las personas del área conozcan cómo se desarrollará el proyecto, en caso de que alguien los busque. Se sugiere que siempre se comparta con el equipo de RRHH antes de lanzar la encuesta;

🟣 Directivos: Son responsables de reforzar la recogida con los miembros de su equipo que son líderes (por ejemplo: gerentes, coordinadores, etc.). Estas personas son fundamentales en las comunicaciones para proporcionar capilaridad de manera eficaz;

🟣 Líderes: Responsables de reforzar con sus equipos directos e indirectos.

🟣 No líderes: responsables de rellenar con seriedad y honestidad toda la encuesta (esto se aplica a todos).

🟪 Definir el canal

Después de definir los destinatários, debes pensar en el mejor canal para comunicar tu encuesta. Los canales pueden y deben ser complementarios, por lo que la comunicación puede planificarse de forma cohesionada para que todo gire en torno a la encuesta. Algunos ejemplos:

🟣 Boletín de noticias (o "Email marketing");

🟣 Red social corporativa;

🟣 Los BPs se refuerzan con los Líderes;

🟣 Influenciadores de la Cultura que refuerzan en sus áreas;

🟣 Seminario para lanzar la encuesta;

🟣 Recordatorios de la plataforma;

🟣 Muro en la plataforma Qulture.Rocks;

🟣 Reuniones All-hands;

🟣 Reuniones de departamento/área;

🟣 Plataformas oficiales de comunicación de la empresa (por ejemplo, Slack).

✏️ Nota: Para definir el canal, hay que tener en cuenta el público previamente definido para lograr una comunicación eficaz.

Un ejemplo para ilustrar: supone que tu encuesta se dirige únicamente al sector comercial de tu empresa. Comunicar a través de una red social corporativa a todo el mundo en la empresa puede confundir a algunos empleados. En su lugar, puedes comunicar la encuesta a través de un webinar de lanzamiento exclusivo para el departamento de ventas.

🟪 Objetivos de la encuesta

¡Hemos llegado al contenido de la comunicación! Tanto si se realiza de forma sincrónica como asincrónica, es importante dejar claro el objetivo de la encuesta a los participantes.

Algunos ejemplos de objetivos para una encuesta de clima:

🟣 Analizar el entorno interno y los aspectos de la cultura organizativa;

🟣 Identificar los puntos fuertes y las áreas de mejora del proceso;

🟣 Conocer las percepciones y los aspectos de insatisfacción de los empleados.

Para lograr la adhesión, la comunicación debe presentar el motivo de tu encuesta para despertar el deseo de participación espontánea y la conciencia de la responsabilidad de cada uno en este proceso.

✅ Información general sobre la encuesta

A la hora de comunicar la encuesta, además de presentar su objetivo principal, es importante destacar algunos datos relevantes sobre la misma. A continuación encontrará información:

🟣 Tiempo estimado de respuesta y número y preguntas: para que los empleados puedan reservar un momento para responder dentro del periodo estimado de respuesta, es importante en el momento de la comunicación enfatizar en el tiempo estimado para terminar el formulario de la encuesta.

✏️ Nota: Para definir el tiempo estimado, debes probar el formulario de la encuesta y el tiempo de cada encuestado. A continuación, puedes establecer la media de los tiempos de respuesta como una estimación.

🟣 Fecha de inicio y fin de las respuestas: junto con el primer dato, hay que dejar claro el periodo de inicio y fin de las respuestas a la encuesta para que todos los empleados puedan establecer el mejor momento para responder a la encuesta.

🟣 Anonimato: asegúrate de garantizar a los participantes que sus respuestas son completamente anónimas en la introducción de la encuesta y en sus comunicaciones. Esto garantiza que los encuestados sean más propensos a compartir sus impresiones más sinceras.

🟣 Acceso a través de un enlace: otro punto relevante a destacar a los empleados durante la comunicación de la encuesta es que se accederá a ella a través de un enlace que se enviará por correo electrónico. Es decir, los colaboradores no necesitan acceder a la plataforma Qulture.Rocks para responder. Sólo tienen que hacer clic en el enlace que recibirán por correo electrónico, como se muestra en el ejemplo siguiente:

📊 Plan de comunicación

Otro punto importante de la encuesta es tener un plan de comunicación que abarque los aspectos colocados anteriormente, es decir, ¿cuál es el calendario de comunicación que se llevará a cabo para cada parte interesada? En algunos momentos no hay distinción (por ejemplo, el recordatorio de la plataforma), sin embargo en otros momentos puede haber esta distinción (por ejemplo, el seminario web de lanzamiento) y para ello, tener este plan estructurado ayuda demasiado a RRHH.

📚 Hemos preparado para ti una completa plantilla de plan de comunicación que puede servirte de apoyo para comunicar tu encuesta a tu empresa. Para acceder a él, basta con acceder a este enlace y descargar el material.

🚀 Ejemplo de comunicación inicial

A continuación presentamos un modelo de comunicación inicial que puede adaptarse a la realidad de tu empresa y a la encuesta:

Con este artículo, esperamos que hayas entendido cómo llevar a cabo una comunicación eficaz para tu encuesta en Qulture.Rocks.

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