Tipos de integração de base de usuários
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      Tudo que você precisa saber sobre integração da base de usuários

      Quais integrações a Qulture.Rocks suporta e o que devo saber antes de integrar

      Temos dois tipos de integração relacionada a usuários:

      1. Sincronização de base de usuários: sua empresa possui um software em que cadastra usuários e seus dados, como área, departamento, gestora, etc, e você quer sincronizar com a Qulture. Isso significa que todo usuário criado no sistema de vocês, será criado na Qulture, por exemplo.

      2. Autenticação: sua empresa possui um sistema de single sign on (SSO), ou seja, o login não será feito por senha na Plataforma da Qulture e sim em outro sistema, como ADFS.

       

      📡 Tipos de integração de base de usuários

       

      1. API de usuários - Cliente implementa
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      Nosso sistema expõe uma API de consulta e atualização de colaboradores para você conectar com o sistema que desejar. Por exemplo, você possui um sistema próprio de folha de pagamento e deseja sincronizar: basta solicitar sua chave de acesso (api token) e pedir para um desenvolvedor da sua equipe implementar um programa que fará a sincronização. Note que esse serviço depende de implementação por parte de vocês.

      Se deseja seguir por esse caminho, você vai precisar enviar para a pessoa desenvolvedora de software que for implementar a integração:

      I. Lista de campos que deseja sincronizar.

      Para isso, vá em Organização -> Colaboradores -> Adicionar colaborador -> Via planilha. Baixe o modelo de importação e escolha os campos que deseja sincronizar. Nossa recomendação é fazer uma planilha com duas colunas: nome do campo na FONTE e nome do campo na Qulture, por exemplo, City na FONTE, vira Location na Qulture.

      II. Token de acesso

      Vá em Organização -> Integrações e gere um token de API de usuários (cuidado para não mandar o token da API da Plataforma, esse é outra coisa).

      Recomendamos muito cuidado com esse token, pois ele tem poder de admin geral. Envio de maneira segura para a pessoa.

      III. Depois, você pode mandar essa mensagem para a pessoa:

       

      Olá,

       

      A empresa irá fazer uma integração de base de usuários do [SISTEMA FONTE] com a Qulture.Rocks, nossa plataforma de gestão de desempenho.

       

      Para isso, precisamos de um programa que lê os campos dos usuários e atualiza na Qulture na API de usuários. Ela funciona como uma importação em massa: enviamos toda a base e os usuários serão criados ou atualizados de uma vez só.

       

      A documentação encontra-se aqui: https://app.qulture.rocks/apidoc

       

      Estou mandando uma lista com os campos devem ser sincronizados e vou te mandar de maneira segura um token de acesso à API de usuários da Qulture.

       

      Dúvidas podem ser encaminhadas para o canal de dúvidas técnicas com o seguinte link.

       

      2. Sincronização diária (sync) - Qulture implementa

      Nosso sistema roda um serviço duas vezes ao dia: 3am UTC (00:00am Brasília)

      6pm UTC (3pm Brasília) que lê a base de dados externa (vamos chamar de FONTE) e cria uma importação na Plataforma da Qulture para todos os clientes que possuem a funcionalidade ativa.

      ⚙️ Como configurar uma integração nativa?

      Para configurar uma integração nativa basta acessar a tela de Integrações de Usuários através do menu de configurações. Você pode ver como configurar com detalhes clicando aqui.

      📖 Quais integrações estão disponíveis?

      • ADFS (AZURE)

      • BAMBOO

      • CONVENIA

      • GSUITE

      • HIBOB

      • PINGBOARD

      • XERPA

      ℹ️ Caso você utilize um sistema que possui API REST, podemos avaliar a possibilidade de implementar.

      🛠 Quais opções de configuração existem?

      1. Pausa geral do sync

      Caso você precise que o sync seja pausado para todas as colaboradoras, acessa a tela de Integrações de Usuários e clique em "Desativar"

      Um caso comum é quando empresas estão em período de avaliação de desempenho e o sistema FONTE está desatualziado.

      2. Pausa individual

      É possível pausar a integração para algumas pessoas na Qulture. Dois casos comuns em isso acontece são:

      • Pausar participantes de uma avaliação para não alterar a hierarquia

      • Existe pessoas na Qulture que não estão cadastradas no sistema FONTE.

      3. Pausa sync de líder

      Uma integração pode ou não sincronizar hierarquia (quem é líder da colaboradora). Se precisar ativar essa opção e pausar a sincronização de líder para todas, basta clicar em "Não atualizar líderes" na tela de Integrações de Usuários.

      Não é possível ativar essa opção somente para uma pessoa.

      4. Filtros de usuários a sincronizar

      É possível a integração ser configurada com diversos filtros. Se ativados, usuários impactados por eles serão ignorados no sync.

       

      Exemplos:

       

      i. Você não quer sincronizar estagiários. Nesse caso, você pode por a informação no sistema fonte em algum campo e pedir pra gente na configuração pra ignorar usuário que possuírem o campo tipo: estagiário.

       

      ii. Você não quer sincronizar com base em email: ignorar usuário que possui email pessoal. Nesse caso, podemos adicionar uma filtro para sincronizar somente pessoas com email contendo "@empresa.mx", aí alguém com darth-vader@bol.com.br seria ignorado na sincronização.

      5. Sync de times (Somente Pingboard)

      Existe uma opção de ativar o sync de times. Quando ativa, ela faz com que os usuários sejam atribuídos a times, com base nos grupos ("Groups”) do Pingboard a que pertencem.

      Note que isso fará com que os usuários sejam removidos de times que não estejam na lista de grupos do Pingboard.

      Exemplos:

      i. João pertence aos grupos Engenharia e Backend Chapter no Pingboard;

      ii. Maria pertence ao grupo Backend Chapter no Pingboard e ao Time Produto na Qulture (único existente no nosso sistema);

      iii. Quando a integração rodar, o sistema:

      • Criará os times: Engenharia e Backend Chapter

      • Adicionará João aos times Engenharia e Backend Chapter

      • Adicionará Maria ao time Backend Chapter

      • Removerá Maria do time Produto

      A integração possui possibilidade de sincronizar líderes de times. Para tal, deve-se criar algum campo na FONTE com os nomes dos times dos quais a colaboradora é líder, separados por ponto e vírgula (";"), por exemplo “Produto; Marketing”.

      😱 Atenção: Caso nenhuma colaboradora seja líder, a integração remove os líderes dos times.

       

      6. Filtro de campos de usuários

      Opção de criar um filtro por expressão regular (padrões de caracteres) que seleciona uma parte do texto.

      Por exemplo, suponha que na FONTE existe um campo chamado “location” com a informação “São Paulo/Brasil”. Com o filtro de campos, é possível pegar esse campo e quebrá-lo na Qulture da seguinte forma:

      city: "São Paulo”

      country: "Brazil"

      Isso é possível utilizando uma regra que separa usando a barra "/” como delimitador.

       

      👀 Pontos de Atenção

      Nos dois tipos de integração, é importante ter cuidado com esses pontos:

      1. Edição na Qulture

      Depois de ativada a sincronização, se alguém criar um usuário na Qulture que não existir na FONTE, na próxima sincronização ele será inativado. O mesmo acontece para alterações de campos - se você alterar o líder de uma pessoa, essa alteração será desfeita caso não esteja igual na FONTE.

      Caso queira alterar um dado você pode cadastrar ou alterar um usuário na Qulture, mas também cadastrá-lo na FONTE antes do próximo sync, ou você pode alterar na FONTE e clicar no botão de sincronizar, para o tipo 2 (sincronização diária, caso esteja disponível para seu tipo de sincronização).

      Dados que não são sincronizados podem ser alterados sem problemas, por exemplo, se você criou um campo customizável na Qulture "tamanho de camiseta" que não é sincronizado, é só alterar.

       

      2. Apagar campos

      Se um campo customizável na FONTE que esteja na sincronização for apagado, a integração poderá para de funcionar, mesmo que ele crie um outro com o mesmo nome, dado que o identificador dele pode ter mudado.

       

      3. Inativação

      Usuários que não estiverem cadastrados na sua base de usuários serão inativados na Qulture.Rocks. Lembre-se que uma inativação possui diversas consequências e não deve acontecer indevidamente.

       

      4. Diferença de identificador

      Usuários com emails diferentes na base de dados e na Qulture.Rocks seguirão o padrão abaixo:

      Ao realizar a integração, o usuário joao@empresa.com.br será inativado e o usuário joaosousa@empresa.com.br será criado.

       

      🚨 Importante: caso um colaborador troque de email na FONTE, é importantíssimo que você troque o email dele manualmente na Qulture antes da próxima sincronização rodar. Se isso não acontecer, um novo colaborador na Qulture será criado e o antigo será inativado. A pessoa perderá acesso ao conteúdo que ela tinha como colaborador inicialmente. Note que não é possível "juntar" os dados de dois usuários.

       

      5. Alteração de emails

      Caso você precise fazer alteração do email de colaboradores na FONTE, entre em contato com o chat para garantir o melhor processo. Nós não possuímos a funcionalidade de "juntar" usuários para o caso de ser criado um novo usuário para uma mesma pessoa e ela possuir dados (como feedbacks ou metas) em ambos.
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      Dúvidas Gerais

       

      A integração através da sincronização diária envia convites para as pessoas que forem cadastradas?

      Não. No caso da sincronização diária é necessário enviar manualmente pela plataforma.


      Caso tenha ficado alguma dúvida, chame a gente pelo Chat!