Talvez o pior erro na implementação da metodologia OKR (Objectives & Key-Results), seja o erro em aplicar e aproveitar corretamente o conjunto de rituais que servem para sustentar a prática de gestão de metas ágeis.
Claro que quanto mais fluido - menos burocratizado - for a prática, melhor. Entretanto, convenhamos que o caminho nunca é ir direto da faixa branca para a faixa preta, né?
A formalização de certos rituais é crucial para a efetividade da metodologia, principalmente nos ciclos iniciais de implementação, como também um importante passo de criação de uma cultura organizacional focada em resultados. Nas próximas linhas vou expor uma sugestão de ritos mais importantes.
Objetivo: Definição dos OKRs do ciclo
Periodicidade: Trimestral
Este é o ritual onde os objetivos de determinado ciclo são configurados.
Em cada início de ciclo é crucial investir tempo dos times para que se construam as metas de maneira participativa aumenta o engajamento e o ownership de todo o time. Lembrem-se que, de modo geral, no mínimo 60% dos objetivos devem ser construídos de baixo para cima da organização.
Ritual de Validação
Objetivo: Transparecer e validar os OKRs da empresa e dos departamentos.
Periodicidade: Trimestral
Consideramos extremamente importante que a empresa toda, dentro do possível, participe de um ritual de validação das metas da empresa e dos times.. A prática de validação gera, mais uma vez, o importante buy-in necessário para que todos tomem as rédeas dos resultados da empresa. Este também é o momento em que se discutem as possíveis dependências entre resultados de cada time (por exemplo, a meta de vendas do time comercial deve ser alinhada com a meta de capacidade do time de DevOps para que não hajam surpresas no futuro. Também é a hora de calibração das OKRs: checar se objetivos das diferentes áreas estão no mesmo nível de dificuldade. Conclui-se esse ritual com o comprometimento de todos com as OKRs contratadas.
Ritual de Acompanhamento
Objetivo: Avaliar a relação do que está sendo feito (esforço) com o que está sendo alcançado (resultado).
Periodicidade: Semanal e mensal.
Nos rituais semanais a ideia é uma avaliação tático-operacional, em que o próprio time analisa se seus esforços (projetos e ações) estão se traduzindo em resultados, e por consequência, progresso na direção dos OKRs. Sugerimos uma reunião de planejamento no começo da semana e uma reunião de checkpoint no fim da semana, onde as conquistas são identificadas e comemoradas.
Mensalmente (geralmente no começo de cada mês) a liderança da empresa deve sentar e avaliar se a empresa como um todo está dando passos em direção aos seus objetivos do ciclo. Não é para ser uma reunião de apresentação de resultados, mas sim uma reunião de resolução de problemas, focada nas correções de caminho que sejam necessárias pra se chegar lá.
Ritual de Debriefing
Objetivo: Apresentar resultados e gerar aprendizado sobre as conquistas e derrotas do ciclo.
Periodicidade: Trimestral
Ao fim de cada trimestre é interessante que o CEO da empresa apresente os resultados alcançados, na forma dos OKRs da empresa, em uma reunião all-hands. Aqui também o foco deve ser no aprendizado e não na alocação de culpa (finger pointing) que pode ser extremamente danosa para a cultura de resultados da empresa.
Estes rituais todo se organizam da seguinte forma dentro de um ciclo de três meses:
Estrutura de rituais de OKR dentro de um ciclo
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