É líder de primeira viagem e precisa saber quais são as boas práticas em OKRs? Esse artigo é para você!
👉 O início
Como sabemos, os OKRs são um sistema de metas coletivas e individuais que convergem para a busca de metas globais da organização. O conceito surgiu a partir do livro High Output Management, de Andy Grove e foi popularizado na década de 2000 por John Doerr, membro do conselho de administração do Google e investidor de venture capital. Entre os seus diferenciais que contribuem para a grande aceitação, a adaptabilidade a diferentes realidades pode ser destacada como um dos principais.
O ciclo dos OKRs possui 3 etapas: Planejamento, Monitoramento e Debriefing. Quanto à etapa de planejamento, é essencial realizar a fundamentação de objetivos e projetos, estratégia que contribui para o sucesso da metodologia.
Pensando nisso, elaboramos este material para que você entenda um pouco mais sobre o assunto e saiba como fundamentar um OKR.
🌟 Boas práticas ao criar OKRs para meu time
No planejamento dos OKRs, o que é a fundamentação de objetivos e projetos?
Na etapa de planejamento de OKRs, indicamos realizar a fundamentação de objetivos e projetos. Trata-se de uma espécie de template que a equipe vai preencher na criação de seus OKRs, contribuindo para o seu planejamento.
Entre os diferenciais que isso traz para a empresa, destacamos:
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provocar a reflexão e o pensamento crítico das pessoas;
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estimular a desenvolver um bom projeto ou objetivo;
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auxiliar a liderança a ter uma melhor compreensão sobre quais são os objetivos e projetos;
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trazer mais insumos para as tomadas de decisão.
Na prática, como funciona a fundamentação dos OKRs?
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Visão de sucesso — Ao terminar o ciclo pré-estabelecido, qual seria a visão de sucesso desse projeto? Nesse campo, a pessoa deve preencher “o que vê em sua volta” em um cenário no qual o plano traçado foi executado e os resultados alcançados.
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Pré-mortem — O contrário do tópico anterior. Caso o plano não tenha sido executado e o objetivo não seja alcançado, quais foram os motivos que “contribuíram” para isso? Nesse sentido, a pessoa deve definir o que poderia dar errado.
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Alinhamentos — Conforme mencionamos, os OKRs são metas coletivas e individuais que convergem para as metas globais da empresa. Ou seja, em quais elementos da visão a longo prazo, das premissas perenes, das ameaças, forças e fraquezas da empresa e com qual OKR esse objetivo se alinha? E como se alinha?
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Co-dependência — Quais outros times ou áreas estão relacionadas a esse projeto?
🟣 Exemplo prático
A seguir, trouxemos um exemplo prático de fundamentação dos OKRs.
OKR: Crescer o volume de acessos do site e se tornar referência no segmento de atuação.
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Visão de sucesso — O volume de acessos ao site cresceu consideravelmente. Investimos em produção de novos conteúdos, trazendo leads qualificados para o nosso blog. Além disso, criamos materiais ricos que geraram conversões. Estamos nas primeiras posições do Google para as palavras mais estratégicas do nosso ramo de atuação, se tornando referência entre os clientes e potenciais clientes.
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Pré-mortem — Não houve produção de novos conteúdos para o site, conforme o planejado (por falta de braços na equipe). Projetamos uma nova contratação, mas encontramos dificuldades de encontrar a pessoa ideal para a vaga. O volume de acessos estagnou, enquanto empresas concorrentes avançaram consideravelmente em seus canais.
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Alinhamento — Esse OKR se alinha à visão de um ano de gerar uma quantidade “x” de novos clientes, justamente por trazer pessoas qualificadas para os nossos canais.
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Co-dependências — Em relação à atração de potenciais clientes, se alinha com a área de vendas para fechar novos clientes.
🧠 Plano de ação para os OKRs: entenda como elaborar
Em um OKR, o que são os planos de ação?
Conforme vimos, os OKRs são compostas por objetivos e key results. Para cada objetivo, é preciso que haja um plano de ação, no qual vai haver a definição do que será feito — e por quem — para que esse objetivo seja alcançado com êxito. Para a equipe descobrir qual será o plano de ação para aquele objetivo, o ideal é que haja um debate que discuta as soluções para o problema que a equipe tem em mãos. Para isso, é possível utilizar algumas técnicas de resolução de problemas, como:
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Cinco Porquês;
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Diagrama Espinha de Peixe;
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sessão de Design Thinking com brainstorming.
Durante o monitoramento, você vai se deparar com algumas situações relacionadas ao plano de ação. Cabe à equipe entender o que leva àquele resultado e quais são as estratégias mais indicadas para cada uma delas. A seguir, confira um exemplo prático.
OKR: formar uma equipe de conteúdo incrível para dobrar os acessos ao site da empresa.
Plano de ação: contratar um profissional responsável para a produção de conteúdo, aumentar o volume de publicações, acompanhar os resultados quinzenalmente.
Ao final do OKR, o responsável por esse objetivo pode se deparar com algumas situações específicas.
🟣 Ações foram executadas de acordo com o plano, mas a meta não foi cumprida
Todas as ações foram executadas pelo responsável. Porém, o volume de acessos ao site não foi dobrado (e nem chegou perto disso). Nesse caso, é um sinal de que o plano de ação estava errado. O que precisaria ter sido diferente para alcançar esses resultados? Focar na produção de materiais mais estratégicos em vez de apostar na quantidade? Acompanhar os resultados diariamente em vez de quinzenalmente?
Por essa razão, o ideal é entender por que o plano estava errado para, no próximo ciclo, tomar uma nova variável em conta.
🟣 Ações não foram executadas de acordo com o plano e a meta não foi cumprida
Aqui, é preciso que o time entenda inicialmente por que a ação não foi executada. No caso do nosso exemplo acima: o profissional com o perfil desejado não foi encontrado? Por que? Os motivos podem ser muitos: processo seletivo lento, falta de profissionais que atendam aos requisitos no mercado, pessoas que chegaram até as etapas de entrevistas não tinham o perfil da empresa etc.
Os resultados não foram acompanhados quinzenalmente? Pode ser por falta de braços na equipe ou até mesmo por desorganização da pessoa responsável (e não priorização de suas atividades).
A partir disso, a equipe tem a oportunidade de entender por que esses fatores não foram neutralizados durante o ciclo e quais são as novas ações propostas.
🟣 Ações foram executadas de acordo com o plano e a meta foi alcançada
Esse é o maior desejo de todas as equipes. Porém, mesmo quando os resultados são alcançados, a equipe precisa ter uma visão crítica para entender se foi por causa do plano de ação ou por fatores externos. Exemplo: neste ciclo, houve um grande evento elaborado pela empresa que gerou o triplo de acessos no site. O resultado foi maior do que o pretendido, mas ocasionado por outras situações.
A partir disso, o time deve entender quais são as estratégias para o próximo período que permitam um resultado tão bom quanto sem depender de fatores externos.
🟣 Ações não foram executadas de acordo com o plano e a meta foi alcançada
Novamente, existe a necessidade de entender quais foram os fatores que contribuíram para que a meta fosse alcançada, além de haver um debate sobre o por que da ação não ter sido executada.
✏️ Entenda: foram produzidos poucos conteúdos, enquanto a intenção era aumentar significativamente esse volume. O que houve para ocasionar essa falha? Novas demandas no time que acabaram por despriorizar essa atividade? O que pode ser feito para que essa situação não se repita? Contratação de freelancers? Novos profissionais na equipe?
🟣 O que são os cinco porquês?
Os cinco porquês contribuirão para que a equipe possa chegar a uma causa raiz do problema. Caso fique na primeira camada, dificilmente encontrará uma solução. Por isso, o ideal é que se pergunte por que por cinco vezes, ou quantas vezes for necessário até que o problema seja resolvido.
Voltando ao nosso exemplo mais acima:
Q: Houve uma queda de 50% na produção de conteúdo. Por que?
R: Não teve contratação de profissional responsável para o time.
Q: Por que não contratou?
R: Não encontramos profissionais qualificados no mercado para a vaga.
Q: Por que não utilizou outros métodos de divulgação para a vaga?
R: Por falta de pessoas no time de recrutamento e seleção para filtrar os inscritos.
A partir dessa resposta, você encontra a causa raiz do problema. Não produziu conteúdo o suficiente por falta de uma pessoa responsável para essa atividade, que por sua vez não foi contratada porque também houve falta de braço no time de recrutamento e seleção.
Muitas vezes, a causa raiz contribui para que o plano de ação se torne mais óbvio para resolver um problema. Nesse caso, é preciso contratar outro profissional para o time de recrutamento e seleção, que terá mais disponibilidade para divulgar a vaga, filtrar os currículos recebidos e contratar um novo colaborador para que o marketing possa alcançar os resultados pretendidos no volume de publicação.
🟣 O que é o gráfico espinha de peixe?
Também chamado de Diagrama de Ishikawa, o gráfico espinha de peixe vai contribuir para que o time possa organizar as causas raiz de um problema de maneira mais visual. Ele é elaborado depois que o time realizar o exercício dos cinco porquês.
Entre as vantagens que essa estratégia traz, destacamos:
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melhorias nos processos do time como um todo;
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identificação das principais causas;
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maior visibilidade dos problemas da equipe;
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registro visual, o que permite mais facilidade para análises futuras;
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envolvimento da equipe para a gestão de qualidade da empresa;
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melhorias para a organização das ideias;
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estímulo ao trabalho em equipe.
🟣 Discussões com a equipe
Uma vez por semana, é essencial que toda a equipe se reúna para verificar o progresso dos OKRs. Aqui, as pessoas vão entender como está o andamento dos key results e quais são as perspectivas até aqui. O ideal é que use um semáforo tricolor, tanto para as perspectivas de o OKR ser atingido quanto para a execução do plano de ação:
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verde: está dando tudo certo;
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amarelo: os resultados não estão como o esperado, mas acho que vamos bater;
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vermelho: os resultados não estão como o esperado e acho que não vamos bater.
Depois dessa discussão, também é necessário discutir um plano para cada uma das metas: o que o responsável por aquele objetivo se compromete a fazer para melhorar os resultados?
🟣 Foco na solução
Sempre que realizar esses encontros de monitoramento, é essencial que o time como um todo não desencoraje aqueles cujos resultados estão abaixo do esperado. Nem mesmo admitirem que algum key result não será atingido. É preciso, portanto, focar na resolução dos problemas, em entender quais são os obstáculos que impedem bons números, além de encontrar soluções precisas que vão reforçar a capacidade daquele indivíduo ou do time.
Essa prática é semelhante ao método “Working Together”, de Alan Mulally: quando foi responsável pelo projeto do jato 777, nenhuma pessoa do time poderia ser punida por más notícias do projeto.
Neste conteúdo, você pôde entender o que é um plano de ação, qual é a importância que ele tem na criação dos OKRs, além de conhecer outras ferramentas que possibilitam uma melhor visualização das metas para alcançar o objetivo proposto. Assim como em qualquer outra estratégia ou metodologia aplicada, é essencial que a equipe entenda esses pontos, saiba como formular um plano de ação adequado para os seus objetivos, além de monitorar continuamente para que o planejamento seja modificado conforme a necessidade.
Saiba mais sobre esse OKRs em:
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