Modelo de evaluación de objetivos

1. Introducción

Más importante que dedicarse a un proyecto es saber hacia dónde dirigir esa dedicación, porque no tiene sentido dedicar mucho esfuerzo si no genera los mejores resultados. Y es por eso que la Gestión de Objetivos tiene tanta atención e importancia hoy en día, porque es capaz de asegurar que los esfuerzos de toda una organización sean los mejores y se dirijan al mismo objetivo.

Hay muchas opciones de métodos para llevar a cabo la gestión de objetivos. El que se utiliza y se recomienda por Qulture.Rocks es el OKR's (acrónimo de Objectives and Key Results o Objetivos y resultados clave en español), ya que permite ver especialmente cuáles son los objetivos que hay que alcanzar y definir métricas que indiquen que efectivamente se han conseguido.

Es decir, se trata de una metodología que analiza los resultados y no sólo los esfuerzos, y de este modo es posible reevaluar si las acciones que se llevan a cabo son realmente las más eficaces para lograr lo que se desea.

Otro instrumento importante en términos de gestión del rendimiento es la evaluación, que mide el rendimiento de un empleado en relación con diversas cuestiones. Una posibilidad -que es la que se abordará en este modelo- es la evaluación de objetivos, que se centra en el análisis de los logros de un empleado con respecto a sus objetivos. A menudo, el resultado de esta evaluación se utiliza como uno de los índices para calcular la remuneración variable.

Nota: Para poder reproducir este modelo propuesto en la plataforma Qulture.Rocks, es necesario que el cliente tenga en su ambiente tanto el producto " Evaluación " como el producto " OKR’s”.

🛑 Importante: Es necesario que exista un ciclo OKR previamente creado para sincronizarlo con la evaluación.

2. Objetivo

El objetivo de este modelo es evaluar los resultados alcanzados dentro de las métricas fijadas para un colaborador en un periodo determinado.

Esta evaluación será respondida por el empleado que se evalúa a sí mismo y por el directivo que evalúa a sus subordinados, ya que queremos entender la visión del que ha tenido que trabajar duro para conseguir sus objetivos y del que es responsable de gestionar determinados objetivos y de garantizar que asegurar que se alcancen.

Para el caso de este modelo, utilizaremos la evaluación para definir la retribución variable que puede recibir el empleado al final del tiempo establecido para el seguimiento de objetivos. Una observación importante es que, como esta evaluación implica dinero, no es raro que los empleados se autoevalúen con mejores notas de las que deberían recibir. Así pues, para mitigar este sesgo, el resultado de la evaluación será la nota otorgada por el jefe, que utilizará la autoevaluación del subordinado únicamente como base para sus respuestas.

3. Temas y preguntas

En el caso de la Evaluación de Metas (objetivos), las preguntas registradas serán los propios OKR del empleado.
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Para las escalas, utilizaremos una puntuación porcentual directamente relacionada con el desempeño del colaborador en el objetivo, y la respuesta debe ser seleccionada como el porcentaje de rendimiento más cercano a la métrica o el porcentaje más cercano a un rendimiento más práctico a lo largo del ciclo, que es una de las razones importantes por las que tenemos un campo de comentarios y para que el gerente vea las asignaciones del subordinado.

Las opciones para la escala serán:
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1. Bajo rendimiento (hasta el 50%)

2. Rendimiento medio (50 a 75%)

3. Alto rendimiento (75 a 100%)

4. Rendimiento muy alto (superior al 100%)
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He aquí un ejemplo de cómo sería la visualización de la pregunta y su descripción, así como las posibilidades de las escalas de notas y los comentarios.
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4. Flujo y esquema

Como se ha mencionado anteriormente, la evaluación será respondida por empleado que evalúa su propio rendimiento y por el gerente que evalúa el rendimiento del subordinado. Como los objetivos a evaluar en cada caso son los del propio empleado, nadie mejor para entender sus dificultades a lo largo del ciclo de metas para analizar y valorar sus puntuaciones, de forma que el propio empleado puede aportar elementos su autoevaluación y que son extremadamente importantes que el gestor necesita saber para llenar su etapa de la evaluación.

Por lo tanto, seguiremos un flujo en el que el directivo evaluará a su subordinado después de la autoevaluación de éste; así, daremos acceso al directivo a las respuestas de esta autoevaluación para que pueda recordar o actualizarse sobre el progreso de estas metas (objetivos).

Para que esto ocurra, dejaremos un primer periodo para la respuesta de las autoevaluaciones y luego un segundo periodo para la respuesta del líder a los dirigidos. Por ejemplo:
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● Periodo 1: autoevaluación;

● Periodo 2: líder de evaluación > dirigido.

Además, tendremos que permitir al gestor el acceso a las respuestas de la autoevaluación, que le aparecerán a través de una “barra lateral” cuando vaya a rellenar su parte de la evaluación, lo que llamamos "sidebar". Para ello, tendrá que activar un ajuste llamado "Barra lateral con respuestas recibidas por la persona liderada", en los ajustes relativos a la sección de la barra lateral:
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5. Ajustes recomendados para la plataforma

Pasando a las instrucciones más prácticas, aquí destacaremos los ajustes recomendados para esta evaluación. En principio, su configuración es bastante sencilla, salvo algunos detalles importantes y críticos cuando se realiza la sincronización entre los productos de Evaluación y los OKRs. Estos ajustes se discutirán en el tema Configuración de las preguntas.

La primera configuración a realizar, es la selección del número de notas utilizadas en la escala del formulario, en este modelo, estamos utilizando la escala de "4 Notas", además, se debe habilitar la opción de "Presentar etiquetas personalizadas en las notas", de esta manera podremos personalizar las nomenclaturas de cada nota dentro de la escala. También profundizaremos en la elección de la escala en su respectivo tema, pero es necesario hacer esta configuración previa hasta entonces.

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Como se mencionó anteriormente, es importante que el gerente llene la evaluación sólo después de haber completado la autoevaluación de su subordinado. Así, para garantizar que este proceso se ocurra como se espera y también para dar autonomía al gestor, habilitaremos la opción "enviar notificaciones de autoevaluaciones a líderes"; de este modo, si el gestor no es notificado del envío de la autoevaluación de su subordinado, también podrá ser responsable de garantizar el flujo y funcionamiento de la Evaluación de Metas (objetivos).

Como se mencionó anteriormente, sólo la calificación del Líder se utilizará para componer la calificación final del contribuyente, por lo que utilizaremos la opción "nota del Líder" para el cálculo de la calificación final:

5.1. Configuración de las preguntas:

Para esta evaluación, todas las preguntas estarán relacionadas con los objetivos de producto de los OKR. Después de sincronizar los objetivos en la evaluación, hay algunos puntos muy importantes a tener en cuenta:

En la evaluación:

● No será posible eliminar las preguntas de los objetivos, si se realiza una importación errónea, habrá que crear otra evaluación;

● La pregunta considera el rendimiento del objetivo (O) y el rendimiento de los Key Results, esta información aparece como descripción de la pregunta (viendo el ejemplo en el tema de abajo junto con la escala);

● Sólo se mostrarán en el formulario los OKRs individuales del empleado, es decir, los OKRs del equipo y de la empresa no se tienen en cuenta en esta sincronización;

● Los pesos de las preguntas son los mismos que los de los OKR.

En los OKRs:

● Dentro del ciclo seleccionado, no será posible eliminar un objetivo que ya existe;

● Dentro del ciclo seleccionado, no será posible cambiar las ponderaciones de los objetivos.

Con esta información clara, realizar la sincronización es sencillo. Puede seguir las instrucciones paso a paso que se indican a continuación.

En primer lugar, tienes ir a la pestaña "temas" en la configuración general y hacer clic en el botón escrito "configurar" en la parte superior, debajo del texto "Configurar las preguntas de OKRs".

Después, sólo hay que seleccionar los ciclos que se van a evaluar (en este caso será sólo uno, pero puede haber varios), la escala que se va a utilizar (que debe estar previamente registrada antes de la importación) y la relación de evaluación. Además, puede seleccionar si las preguntas tendrán comentarios y si son obligatorios. Ejemplo:

Conviene recordar que, una vez realizada la sincronización, si se quiere cambiar la escala de evaluación o la configuración de los comentarios, este cambio no debe hacerse a través de la pantalla anterior, sino en la pestaña "temas", cambiando cada pregunta individualmente.

5.2. Configuración del reporte:

Al final del proceso, es posible dar feedback al colaborador con las asignaciones y comentarios realizados por el líder a través de un reporte. Para configurarlo, debes ir a la pestaña de "reportes individuales", en el subtema de "Página de respuestas individuales", debes habilitar la visualización del líder, y en al subtema de "Preguntas", seleccionar las preguntas objetivas.

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Por último, la visualización del reporte será la siguiente:

En el artículo Cómo hacer una evaluación de objetivos (En relación con el producto de OKRs) tiene todo el paso a paso de la creación.

Ahora está listo(a) para configurar su Evaluación de Metas en Qulture.Rocks.