Modelo de Evaluación de Experiencia (Onboarding)

1. Introducción

Podemos decir que los proyectos que implican la evaluación del período de experiencia siempre han existido de forma innata, ya que en la mayoría de los casos cuando un empleado es contratado hay un proceso de aclimatación a la cultura organizacional y seguimiento de las primeras etapas de Onboarding.

La Evaluación de Experiencia surge como un proceso crucial en los primeros meses de un nuevo empleado, ya que a través de ella es posible monitorear de cerca puntos como:

• Adaptación a la cultura organizacional;

• Comportamiento en el entorno de trabajo;

• Trabajo en equipo y relaciones interpersonales;

• Evolución profesional.

De esta forma, es posible diseñar un proceso que valores tanto la adaptación del empleado como su desarrollo profesional, ya delineando planes de acción que puedan ser ejecutados durante este período.

Cabe destacar que no existe un modelo "correcto o incorrecto" para la implementación de este tipo de evaluación, existiendo variantes que siguen el estándar 30-60-90 y otras que se centran en el formato 45-90-120. Toma como referencia los conocimientos contenidos en este material y proyéctelos a la realidad de tu empresa.

Hoy el producto de evaluación tiene un sistema automatizado, que crea formularios automáticamente, de acuerdo con la fecha de admisión de los empleados. Así, es posible acompañar la creación de los participantes y la retroalimentación de forma escalonada.

Si deseas automatizar la creación de participantes, sólo tienes que ponerte en contacto con su gerente de cuenta o con el equipo del chat. ⚠️ Importante: lo ideal es que la evaluación ya esté 100% construida (con preguntas, temas, escalas, etc.) para poder configurar la automatización desde nuestro lado.

2. Objetivo

La gran marca de éxito de esta evaluación es el acompañamiento del colaborador durante el proceso de aclimatación a la cultura y procesos internos de la empresa, a través del envío escalonado de los formularios en su respectivo ciclo.

A través de este seguimiento, el liderazgo podrá indicar la creación de planes de acción o solicitar el apoyo del equipo de RH en la evolución del empleado en sus primeros meses dentro de la empresa.

3. Ejemplos de temas y preguntas

A continuación presentamos algunos ejemplos de temas y preguntas que pueden ser utilizados en los procesos de evaluación de experiencia.

Reforzamos que se trata de ejemplos que pueden o no ajustarse a la realidad de tu organización, por lo tanto, podrás decidir si implementas las sugerencias de acuerdo con tus necesidades.

Adaptación de los procesos internos

• ¿Cómo es la interacción con otros empleados?

• ¿Cómo es la interacción con el líder?

• ¿Cómo es la adaptación a los procesos de la empresa/área?

• ¿Cómo evalúa el ritmo de aprendizaje?

• ¿Cómo son las entregas?

Comportamiento/Valores

• Califique los comportamientos/valores de la empresa utilizando una escala de frecuencia.

   

Entregables

• Evalúe los proyectos acordados durante los primeros meses, tratando como puntos de análisis: Calidad de la entrega, Tiempo requerido para la entrega e Impacto generado por la entrega.

A continuación enumeraremos algunos ejemplos de escalas de notas que pueden utilizarse para este modelo de evaluación. Note que para la evaluación de experiencia destacan las escalas de frecuencia por ser más claras y objetivas a la hora de evaluar comportamientos que se demuestran a lo largo de un periodo.

Ejemplo 1

• Nota 1: Bajo rendimiento - Nivel principiante, demuestra un rendimiento por debajo de lo esperado

• Nota 2: Por buen camino - Cumple parcialmente, necesita mejorar para cumplir las expectativas

• Nota 3: Buen rendimiento - Cumple lo esperado

• Nota 4: Rendimiento muy alto - Supera las expectativas, va más allá de lo esperado y es reconocido como una referencia dentro del equipo.

Ejemplo 2

• Nota 1: Puede hacerlo mejor - Necesita mejorar en algunas áreas y desarrollar mejor sus habilidades

• Nota 2: Está evolucionando - Aún está en proceso de aclimatación, pero ya muestra signos de evolución

• Nota 3: Lo hizo bien - Ofrece una ejecución completa y esperada

• Nota 4: Es una referencia - Supera las expectativas y estimula al equipo a su alrededor.

4. Configuraciones recomendadas para la plataforma

4.1. Hipótesis

Para que este modelo sea funcional, el campo fecha de admisión debe estar correctamente rellenado en el perfil del empleado. Este parámetro es fundamental para que funcione la creación automática de participantes.

A partir de esta fecha de admisión, se define un número de días que deben transcurrir hasta la creación del primer formulario, luego se define un número de días para la creación del segundo formulario, y así sucesivamente.

Es importante que en los casos en que la evaluación de experiencia involucre al gestor se actualice la jerarquía en la plataforma, ya que, como la creación se produce de forma automática, se considerará al gestor del día de la creación del formulario.

4.2 Calendario

Los proyectos en el formato de evaluación de experiencia no suelen trabajar con la fase de indicaciones y validaciones, ya que el nuevo empleado es evaluado en la mayoría de los casos por su jefe directo y realiza su autoevaluación.

Sin embargo, el periodo de respuesta sólo debe configurarse con la fecha de inicio:

Esto ocurre porque estamos configurando un proceso en curso que sólo finalizará cuando se cierre el proyecto. Podemos configurar a través del sistema un período específico para cada uno de los formularios creados automáticamente, o sea, el formulario puede estar ya creado con una fecha límite para el período de respuesta.

4.3 Configuraciones generales

Al tratarse de un proceso menos complejo que una evaluación de resultados convencional, las configuraciones definidas para el proyecto suelen ser más sencillas.

A continuación, enumeraremos algunos ejemplos basados en las buenas prácticas del mercado para esta modalidad de evaluación.

Para el campo "General", es necesario definir un nombre de forma obligatoria y, de forma opcional, podemos añadir un texto de instrucciones para los empleados que participarán en este ciclo. La función "evaluación comparativa" puede activarse o no, mientras que la opción "Permitir a los calificadores reabrir sus evaluaciones", no suele utilizarse, ya que el calificador no debe tener autonomía para editar sus respuestas una vez enviados los resultados.

4.4 Configuración de las notas

En este punto, vamos a trabajar con el número de notas por defecto, el uso de la opción N/A (popular No Aplica y el requisito de comentarios cuando definimos una nota que se sitúa en el extremo superior o inferior de la escala.

Aquí depende de que definas el número de opciones que deben existir dentro de tu escala de calificaciones. Este punto es muy particular a cada proceso y tu debes elegir el número que tenga más sentido para la realidad de tu empresa. A continuación enumeraremos algunos ejemplos de escalas.

Además del número de opciones de la escala, podemos elegir si queremos utilizar etiquetas y descriptivos para cada una de las opciones.

Si es necesario configurar la opción N/A para una pregunta, podemos definir una etiqueta para esta opción. La idea de esta función es dejar claro al colaborador el significado de N/A como opción que indica una abstención en la respuesta a una determinada pregunta.

En caso de querer recolectar datos más detallados de las personas que se destacan o que fueron evaluadas como colaboradores que necesitan mucha atención, podemos utilizar la función "Comentarios Obligatórios" para imponer al evaluador que justifique su nota que fue dada durante el llenado de la evaluación.

4.5. Configuración de la barra lateral

La barra lateral consiste en un campo lateral que aporta datos de otros productos de la plataforma sobre los empleados evaluados con el fin de ayudar al evaluador. Podemos listar la siguiente información como posible para que esté disponible en la Sidebar

• Feedbacks recibidos;

• Elogios recibidos

• Objetivos en los que el empleado es propietario o colaborador;

• PDIs registrados;

• Resultados de otras evaluaciones.

• Perfil del colaborador

En el caso de las evaluaciones de experiencia, el empleado evaluado tendrá poco tiempo en casa y, por lo tanto, pocos datos que puedan alimentar la barra lateral, por lo que puede no tener sentido añadir la funcionalidad de la barra lateral.

Además de los campos listados anteriormente, también podemos trabajar con una vista exclusiva para los líderes directos, mostrando a los evaluadores las respuestas de la autoevaluación de sus subordinados. La primera opción muestra las respuestas de las preguntas que fueron definidas tanto para los líderes como para los seguidores - Preguntas del tipo autoevaluación y Líder>Líderado. La segunda opción proporciona todas las preguntas que el líder fue evaluado, siempre y cuando el líder tenga una pregunta dentro de este tema.

Por ejemplo: Un tema contiene 4 preguntas, de las cuales 3 son exclusivas para la autoevaluación y 1 es exclusiva para el líder. En la Barra Lateral el líder podrá ver las respuestas a las 3 preguntas exclusivas para la autoevaluación.

4.6 Ajustes para los líderes

El bloque de ajustes para líderes puede entenderse como parámetros que aseguran visibilidad o acciones para el líder durante la etapa de completar la evaluación.

Como se trata de un proceso más simple que una evaluación de desempeño convencional, se pueden destacar dos puntos: "Enviar notificaciones de autoevaluación a los líderes" y "Publicar resultados después de la evaluación de líderes". Estos dos puntos están directamente asociados a la notificación al líder de la finalización de la autoevaluación hecha por su subordinado, permitiendo así que el líder utilice la Sidebar para verificar las percepciones de sus subordinados mientras contestan el formulario, y a la liberación automática de los resultados al empleado, para que éste ya reciba el feedback y los puntos de atención que fueron destacados por el líder durante la finalización.

4.7. Configuración de promedios

Este punto es muy particular, ya que está directamente relacionado con el resultado final del proyecto.

Podemos trabajar con dos de las tres posibilidades de cálculo "Promedio" y "Puntuación del líder", dado que el nuevo empleado y el líder están directamente implicados, y por ello, estas puntuaciones pueden relacionarse a través de una media simple o ponderada entre la autoevaluación y la evaluación del líder, o podemos tratar como puntuación final exclusivamente la puntuación del líder.

También podemos destacar el uso de una escala de calificaciones, una funcionalidad que puede indicar al evaluado cuál es su resultado conceptual a partir de un rango de calificaciones. En algunos casos, esta escala proporciona un resultado más claro para el empleado que un resultado en formato numérico.

4.8 Ejemplo de configuración de la retroalimentación

Podemos considerar el feedback como un proceso en el que el líder y el subordinado discuten sobre las calificaciones otorgadas y los comentarios añadidos, de manera que, al final de esta conversación, se elabora un plan de acción o se llega a un consenso sobre los próximos pasos a dar.

Así, podemos utilizar el modelo siguiente como posible ejemplo:

4.8.1. Configuración del bloque de respuesta individual

El objetivo de este modelo de informe individual es permitir la comparación entre las percepciones del líder y del empleado, de forma que se resalten los puntos de acuerdo y se aclaren los puntos de desacuerdo durante el feedback.

Si es necesario que el empleado disponga de una calificación, podemos seleccionar el campo "Promedio general con Autoevaluación" y de esta forma mostrar cuál ha sido el resultado "medio" entre las dos interfaces que actúan como evaluadores.

Ahora ya está listo para configurar tu Evaluación de Experiencia en Qulture.Rocks. ¿Tienes alguna duda? #Chateaconnosotros 😊