¿Cómo actualizar las informaciones de los empleados de forma masiva?

La plataforma Qulture.Rocks ofrece la capacidad de almacenar diversos datos de los colaboradores de tu empresa. Después de la inclusión inicial de los colaboradores, es posible actualizar la información, modificar la jerarquía e incluso agregar nuevos campos de registro de manera más eficiente a través de la importación.

✨ Recomendamos que el proceso de actualización de la base de datos esté incorporado en tu calendario regularmente. Mantener la información actualizada es fundamental para garantizar el buen funcionamiento de los módulos, especialmente las relaciones de liderazgo.

¿Cómo actualizar las informaciones de los empleados?

🟣 El proceso sigue este orden:

✅ 1er Paso: Exportar la base de colaboradores

Para acceder al archivo que contiene toda la información actualizada de la base de colaboradores, sigue los siguientes pasos:

1. Haz clic en el botón 'Organización' y serás redirigido a la página central del Perfil de la Organización como se muestra en la imagen anterior;

2. Haz clic en el botón 'Exportar', ubicado en la esquina superior derecha de la página de colaboradores;

3. Selecciona si deseas exportar la base completa o solo las personas activas.

✅ Paso 2: Descargar la plantilla de importación

Haz clic en la opción de importación y luego descarga la plantilla de importación estándar.

Después descargue el Template de Importación.

⚠️ Es importante tener en cuenta que la importación solo será exitosa si la información está contenida en este modelo de hoja de cálculo.

 Consejo: Es posible crear nuevos campos de registro, además de los definidos inicialmente por la plataforma, conocidos como campos personalizados:

• ¿Qué son los campos personalizables?

• Ejemplos de uso de campos personalizables en Qulture.Rocks

Una vez creados estos nuevos campos, se incluirán en el nuevo Excel de importación a la que accede para actualizar la base de informaciones.

✅ Paso 3: Completar la información obligatoria

Ahora que tenemos el archivo de exportación de la base de empleados registrados en Qulture.Rocks y la plantilla de importación, necesitamos combinarlos.

Debes copiar toda la información obligatoria, que incluye:

• Nombre

• Email

• Activo

Y transferirlos a las respectivas columnas del archivo de la plantilla de importación.

👉 Ahora puedes completar la información específica de cada colaborador, incluyendo las nuevas actualizaciones. En el siguiente ejemplo, estamos llenando la columna 'Fecha de ingreso' (admission_date) con la fecha de ingreso en el formato 'AAAA-MM-DD' (año-mes-día).

En caso de que las demás columnas estén vacías, no ocurrirá ningún cambio en la importación, es decir, esos datos no se modificarán.

🟣 Recuerda que si has descargado la hoja de cálculo completa antes de copiar esta información, debes aplicar un filtro en la columna 'Activos' si deseas actualizar solo los colaboradores inactivos (valor 'false') o solo los activos (valor 'true'). Si estás realizando una actualización completa de la base, este paso no es necesario, ya que se actualizarán todos los datos. Asegúrate de ajustar el filtro según tus necesidades antes de continuar con la importación de los datos.

🔴 Importante:

• Si necesitas cambiar el correo electrónico de los colaboradores que inician sesión con él en esta importación, tenemos el artículo 'Cómo actualizar el identificador de los colaboradores en masa', donde explicamos cómo cambiar los identificadores de los colaboradores sin duplicar los usuarios.

✅ 4º Paso: Importar la planilla modelo completada

Ahora que la planilla modelo está correctamente completada, simplemente accede a la plataforma y solicita la importación del archivo en el sistema, siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en 'Seleccionar archivo';

2. Elige el archivo;

3. Haz clic en 'Importar';

4. Lee la información de seguridad y haz clic en 'Sí'.

Serás redirigido a una página de carga de la importación y la plataforma te enviará una notificación cuando el proceso esté completo.

Sin embargo, esta notificación no se producirá automáticamente. Para actualizar el estado de la importación, haz clic en 'Recargar'.

Si ocurre algún error, la plataforma te informará para que puedas corregirlo.

En nuestro ejemplo, el correo electrónico ya está registrado para otro usuario en las 3 líneas que importamos.

⚠️ Las filas que no presentaron errores actualizarán la información normalmente, solo aquellas que presentaron errores deben ser importadas nuevamente.

¿Tienes alguna pregunta? #ChateaConNosotros 🚀 😄