Neste artigo vamos falar um pouco sobre como cadastrar OKRs e metas na Plataforma Qulture.Rocks. Para isso, vamos nos guiar por quatro metas hipotéticas:

  • Aumentar a receita para R$ 100 milhões no ciclo

  • Reduzir custos do produto vendido em R$ 50 mil

  • Manter o churn de contas em 4%

  • Entregar o planejamento estratégico final até o fim do ciclo

Se você ainda entende pouco sobre as metas e seu funcionamento, vale muito a pena ler O ABC das Metas. Já leu este artigo? Ótimo. Então vamos lá!

Cadastrando o Objetivo

O primeiro passo é cadastrar o Objetivo. Lembrando: o Objetivo é o que queremos melhorar. Uma forma interessante de pensar no Objetivo - e de chegar no Objetivo e nos seus Key Results a partir de uma meta tradicional - é de encaixá-los nas lacunas abaixo:

Vamos ________________, e saberemos se fomos bem-sucedidos se conseguirmos atingir _________, __________, e _________.

A primeira lacuna é o Objetivo. As lacunas seguintes são os Key Results, ou seja, os indicadores que precisamos medir - e seus novos níveis - que vão nos dar a segurança de que atingimos nosso Objetivo.

Portanto, se preenchermos as lacunas com nossas metas acima, teremos algo como:

  • Vamos 'crescer a receita da empresa', e saberemos se fomos bem-sucedidos se conseguirmos atingir 'Receita de R$ 100 milhões no ciclo';

  • Vamos 'Reduzir as despesas da empresa', e saberemos se fomos bem-sucedidos se conseguirmos atingir 'Custos do produto vendido R$ 50 mil menores', e por fim;

  • Vamos 'Manter o churn baixo', e saberemos se fomos bem-sucedidos se conseguirmos atingir 'Churn de contas em 4% no ciclo'.

Notem que achamos que essa construção das lacunas é ideal pois ela é orientada para verbos e ações, pois na nossa visão "Reduzir custos" é melhor do que "Custos baixos". As lacunas podem fazer com que você tenha que reescrever um pouco seus Objetivos e Key Results. Algo que é sugerido, mas não necessário.

Cadastrar Objetivo

Vamos agora ver como cadastrar um Objetivo no sistema e você verá que é bem simples:

1. Dentro da tela do produto de OKRs e Metas, clique no botão "Novo";

2. Na tela Geral que aparecerá, selecione "Objetivo".

3. Preencha o nome do objetivo e selecione o Nível do objetivo, podendo escolher entre os níveis: Individual, Time ou Empresa;
✏️Nota: Caso selecione o nível "Time", deverá ser escolhido abaixo o nome do Time em questão.

4. Selecione o responsável pelo objetivo (apenas uma pessoa poderá ser responsável por objetivos) e clique em "Continuar";

⚠️Atenção: Após finalizado e criado o seu objetivo, as informações de Nível e Responsável não poderão ser alteradas e, em caso de necessidade de mudança, deve-se apagar o objetivo e criar um novo com as informações corretas.

✏️Nota: Contudo, para Objetivos de nível "Time", o perfil de Admin ou a liderança do Time poderá alterar o time responsável por um Objetivo para um novo time. Dessa forma o time antigo permanecerá como contribuinte do mesmo.

5. Em seguida, em Fundamentação, preencha o campo de "Descrição geral" para fornecer mais informações sobre o objetivo e porque ele é relevante;

6. Após inserir a descrição geral, na aba de Mais detalhes, você irá inserir o peso do objetivo;

7. Você também pode configurar o "Modo privado" que, quando ativado, o objetivo terá visualização limitada apenas para você, sua liderança e o RH;

⚠️ Atenção: Quando o "Modo privado" está ativado, não é possível alinhar esse objetivo a um outro dentro do ciclo.

8. É possível também alinhar este objetivo a algum outro Objetivo dentro do ciclo, isso permite que a empresa tenha uma visão cascateada dos Objetivos e Metas da Organização. Após configurar esta página, clique em Continuar

9. Por fim, na aba Revisão, basta revisar as informações inseridas e clicar em "Criar".

✏️Nota: Você pode habilitar o campo "Criar mais" caso deseje criar mais objetivos de uma única vez.

Cadastrar Key Results

No exercício das lacunas você provavelmente já definiu seus Key Results e, como falamos antes, Key Results são as métricas que vão permitir a você que diga, com segurança, se o Objetivo foi atingido.

Agora vamos fazer um passo a passo que te ajude a cadastrar seus Key Results na plataforma:

Para cadastrar qualquer Key Result, basta clicar em "+ Adicionar" logo abaixo do seu Objetivo:

Ao clicar nesse botão você verá o modal de criação de Key Results, o qual vamos explorar abaixo: 

Key Result 1: Receita de R$ 100 milhões no ciclo

Nosso primeiro Key Result é atingir 'Receita de R$ 100 milhões no ciclo'. Essa é a forma mais comum de cadastrar um Key Result, se referindo ao novo nível (R$ 100 milhões) do indicador/KPI (Receita).

Poderíamos frasear esse Key Result de algumas maneiras distintas obtendo os mesmos resultados. Veja abaixo:

Exemplo 1: Crescer a receita da empresa em R$ 20 milhões no ciclo (presume-se aqui que a receita do último ciclo tenha sido de R$ 80 milhões, pois 80 + 20 = 100);

Exemplo 2: Crescer a receita da empresa em 20% (presume-se aqui que a receita do último ciclo tenha sido de R$ 83 milhões, pois 83 * (1 + 20%) = 100).

Enfim, são diversas formas de representar um mesmo Key Result. Para nós da Qulture.Rocks, a melhor forma de criar Key Results é a que mais 'conversa' com a realidade da empresa, ou seja, as mais fáceis de serem entendidas e absorvidas pelas pessoas.

Ok, mas como cadastrar? O nome do Key Result é bem simples: 'Receita de R$ 100 milhões no ciclo' ou similares. No campo de descrição você pode definir com mais detalhes o que é esse Key Result. Nesse caso, algumas dúvidas rápidas que podem ser esclarecidas no campo de descrição são:

  • Receita bruta ou líquida?

  • Contam ou não contam devoluções?

  • A receita é de produto, serviço, ou tudo junto?

Enfim, o intuito é que o indicador seja o mais claro e específico possível, deixando pouca ou nenhuma margem para dúvidas.

O segundo passo é escolher o tipo do Key Result. Para ajudar você a cadastrar seus Key Results, criamos quatro tipos principais:

  • Aumentar valor;

  • Reduzir valor;

  • Manter valor;

  • Entregável.

No nosso caso atual, queremos crescer a receita, então vamos selecionar Aumentar valor;

Agora vamos aos números. Abaixo dos tipos, há os campos de Valor Inicial, Valor a ser Atingido, e Medida do valor. Nesse caso, podemos preencher da seguinte maneira (baseados nos exemplos acima):

  • Valor inicial: R$ 80 milhões (ou seja, o valor do indicador Receita no fim do último ciclo - presumindo que vamos aumentar em R$ 20 milhões para R$ 100 milhões, usei R$ 80 milhões de base)

  • Valor a ser atingido: R$ 100 milhões

  • Unidade do indicador: fácil. Nesse caso, R$ milhões (milhões de reais)

Também é necessário preencher se o progresso do Key Result será atualizado:

  • Automaticamente pelo sistema;

  • Manualmente;

  • Modo avançado, com intervalos.
    ✏️Nota: Caso queira entender mais sobre como funciona o modo com intervalos, recomendamos a leitura deste artigo.

Em seguida, selecione o Responsável pelo Key Result (também é possível selecionar apenas um responsável) e também os Contribuintes deste Key Result.

✏️Nota:Contribuintes são as pessoas que terão esforços junto ao responsável e terão os seus progressos individuais impactados por esse Key Result.

Perfeito! 🤩 Agora basta revisar os dados inseridos e depois clicar em "Criar". Seu OKR ficará assim:

Key Result 2: Custos do produto vendido R$ 50 milhões menor

O segundo Key Result a ser cadastrado se parece muito com o primeiro. A grande diferença é que é uma meta de redução, ou seja, é melhor se o indicador sendo acompanhado (neste caso CPV, ou Custo do Produto Vendido) seja reduzido no ciclo.

Como visto anteriormente, basta clicar em "+ Adicionar". Ao ver a tela de criação de Key Result, você vai preencher da seguinte maneira (vamos presumir para efeitos didáticos que o custo no ciclo anterior foi de R$ 80 milhões, portanto a redução de R$ 50 milhões levará o indicador a ser R$ 30 milhões, 80 - 30, neste ciclo):

Assim, o Key Result ficará como o abaixo:

Key Result 3: Churn de contas em 4% no ciclo

O terceiro Key Result é "Churn de contas em 4% no ciclo" baseado no indicador do tipo "Manter", em que a intenção é ter adesão a um dado nível do indicador. Como vimos antes, o Objetivo desse Key Result, ou seja, o que queremos atingir, é "Manter o churn baixo".

Quando começamos a preencher nosso Key Result no sistema, vemos que existem algumas opções a mais para KRs do tipo "Manter":

Temos 3 opções novas para escolher em relação ao "Tipo de meta da manutenção":

  • Acima do valor a ser mantido é melhor

  • Abaixo do valor a ser mantido é melhor

  • Acima ou abaixo do valor a ser mantido é pior

Acima é melhor: Neste caso, queremos manter um indicador, por exemplo, em 4%, mas se for maior do que 4%, melhor ainda - queremos reconhecer se a pessoa ou time atingir um resultado superior ao nível do indicador a ser mantido. Imagine, por exemplo, um Key Result baseado no indicador "Taxa de conversão do carrinho de compras". Naturalmente quanto maior, melhor.

Abaixo é melhor: Churn (ou a taxa de cancelamento de produtos ou serviços recorrentes, como assinaturas) é um indicador que quanto menor, melhor. Quanto menos clientes cancelarem suas assinaturas, melhor, pois a receita se mantém constante nesses clientes. No nosso exemplo, essa seria a melhor alternativa a ser escolhida.

Acima ou abaixo é pior: O último tipo de meta de manter é aquele em que o Objetivo é manter um indicador aderente a um dado nível. Por exemplo, se tivermos algum tipo de processo de previsão na empresa, é sempre melhor que acertemos a previsão. Nestes casos, geralmente não interessa se o erro é para cima ou para baixo: erro é erro. Numa ilustração, podemos querer que a Maju do Jornal Nacional acerte o dia que vai chover. Se ela errar para antes ou depois, pouco importa. Este é o caso mais raro de ser usado, mas ainda assim está à sua disposição caso necessário.

Key Result 4: Entregar o planejamento estratégico final até o fim do ciclo

O Key Result 4 se trata de um entregável imporatante para o atingimento da nossa estratégia. Para cadastrar um Key Result no formato de "Entregável", basta selecioná-lo na tela Como é medido.

Em seguida, pode-se definir um prazo final para sua entrega e deve-se cadastrar seu peso.

Ao final, você terá o seguinte Objetivo com o seguinte entregável:

⚠️Atenção: Metas e OKRs são, por excelência, ferramentas de gestão de resultados, e não de esforços ou projetos. Mas é inegável que devemos gerir projetos estratégicos e que a ferramenta é muito semelhante à de gestão por metas. Por isso, você poderá usar a meta tipo "Entregável" para fazer a gestão de projetos estratégicos na Plataforma, e isso você pode aprender neste artigo.

Se quiser saber como cadastrar projetos e entregáveis dentro da nossa plataforma, clique no botão abaixo 👇

Após este artigo, esperamos que você consiga cadastrar Metas ou Key Result baseados em um KPI ou indicador.

Se mesmo assim ainda restar alguma dúvida, adoraremos falar com você pelo chat no canto inferior direito dessa tela e te ajudar a cadastrar a sua meta 😁

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