Importações para Admins - como enviar convites/lembretes para colaboradores específicos

Dentro do produto de Avaliação da Qulture.Rocks temos a possibilidade de enviar convites e lembretes para os avaliadores, com a finalidade de avisar os participantes que o ciclo de avaliação começou ou notificá-los que estes ainda possuem formulários pendentes de preenchimento.

Dado que podemos ter casos onde é necessário notificar apenas um público específico, temos um mecanismo que pode ser utilizado para facilitar e tornar esse processo mais preciso.

Neste artigo, vamos passar com mais detalhes como você poderá realizar, via importações, essa notificação direcionada para determinados participantes do seu ciclo avaliativo.

Premissas importantes para realizar a importação

Antes de iniciarmos a explicação sobre o preenchimento do arquivo de importação, é necessário termos algumas informações como premissas:

• Quais avaliadores desejamos notificar?

• Desejamos enviar o convite de primeiro acesso ao ciclo de avaliação?

• Desejamos enviar um lembrete de avaliações pendentes de preenchimento no ciclo de avaliação?

Onde encontro a planilha?

Com o acesso liberado para utilizar a planilha, você pode encontrá-la na tela de Importações, na aba da Organização. Siga os seguintes passos ao clicar no botão azul de "Nova Importação":

1. Vá até o botão de “Organização”;

2. Clique em “Importações”;

3. No canto superior direito, clique em "Nova";

4. Selecione a importação chamada "[REVIEW] Enviar notificação para avaliadores";

5. Clique no botão "Template".

Após abrir o template ele pode ser baixado em formato do excel ou fazendo uma cópia diretamente para o seu drive do google.

Como preencher?

A planilha é composta por 2 colunas, sendo elas:

• Coluna A: E-mail ou CPF do avaliador, caso CPF sem traços ou pontos;

• Coluna B: Tipo de Notificação, deve ser preenchida com:

  • invitation: Convite ou;

  • reminder: Lembrete;

Como importar na plataforma da Qulture.Rocks?

Com a planilha preenchida com todos os campos obrigatórios e opcionais, é necessário tornar a planilha do Sheets pública e editável para todos. Siga os passos abaixo:

1. Clique em "Compartilhar";

2. Acesso geral será "Qualquer pessoa com o link";

3. Função será "Editor".

4. Clique em "Concluir";

⚠️ O link fica disponível nessa mesma tela para facilitar na hora de copiar.

Na tela de importação iremos colar o link no campo indicado, escolher qual a avaliação e salvar.

Se a planilha não estiver com nenhum erro, quando for concluída vai aparecer o status como "Completo". Caso de algum erro a plataforma irá te indicar onde ele está.
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Aqui está um exemplo de uma das notificações que é o lembrete:

Como saber qual erro deu na minha importação?

A plataforma exibe os erros encontrados diretamente na tela de Importações, o que facilita a identificação dos problemas na planilha. Para corrigir os erros, será necessário investigar mais detalhadamente o que precisa ser corrigido na planilha. Recomenda-se verificar as mensagens de erro fornecidas pela plataforma e revisar os campos correspondentes na planilha. Certifique-se de corrigir qualquer informação incorreta ou ausente para garantir que a importação seja concluída com sucesso.

No exemplo fornecido, a coluna B não foi preenchido com as opções aceitas. Além disso, podem surgir erros de como e-mails ou CPFs dos colaboradores inseridos de forma incorreta.

É importante revisar minuciosamente a planilha e corrigir todos os erros identificados antes de prosseguir com a importação, enquanto ela estiver dando erro nenhum dado será importado para a plataforma, sinta-se a vontade para importar quantas vezes forem necessárias para corrigir tudo.

FAQ

1. Posso realizar diversas importações para notificar os colaboradores?
   Sim, não há um limite de importações, fica a critério do responsável pela avaliação definir a quantidade de notificações enviadas.

2. Posso enviar apenas um tipo de notificação?
   Sim, basta preencher o modelo apenas com a notificação desejada.

3. Uso outro tipo de armazenamento na nuvem, sem ser o Google. Como faço para importar o arquivo se não tenho o link do Google Sheets?

   Por enquanto não temos integração com outros ambientes para esse tipo de ação. No momento, se não for possível ter esse arquivo no google sheets, será necessário solicitar ao time do chat para fazer essa importação para você. É necessário apenas enviar o arquivo completo e informar para qual avaliação gostaria de importar essas perguntas.

Qualquer dúvida #ChamaNoChat 🚀 😄

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