Nesse artigo iremos abordar o processo para ativar a sincronização de base de usuários e quais são as principais alterações e consequências
Como ativar o processo de a sincronização de base de usuários entre a Qulture.Rocks (QR) e Learning.Rocks (LR), fazendo com que não seja preciso a duplicação do trabalho operacional de ter que atualizar os mesmos dados dos seus colaboradores em duas bases diferentes!
Funcionamento da sincronização
O processo de sincronização atualiza diariamente, de forma automática, a base de usuários da LR a partir da base de usuários da QR. É importante ressaltar que esse é um processo unilateral, apenas da QR para a LR.
Na realidade, isso significa que apenas alterações feitas na base da QR serão refletidas na LR e que alterações feitas na LR não serão refletidas na QR.
Por conta disso, recomendamos que depois de ativar a sincronização, as atualizações sejam feitas sempre na QR - nas seções abaixo detalhamos que ações e que campos a sincronização contempla.
Na prática, o que pode acontecer é:
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Todos os usuários existentes na QR vão existir na LR, mas nem todos usuários cadastrados na LR vão existir na QR. Isto é, usuários cadastrados diretamente na LR não vão ser criados na QR.
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Ações feitas na sincronização ou alterações dos campos de sincronização feitas na LR em usuários que estão cadastrados na LR e na QR, vão ser sobrescritas na LR com os dados da QR, ou seja, o que vai prevalecer são as informações que estão cadastradas na QR;
Além disso, como a sincronização depende das credenciais cadastradas na Integração de Login, ele só pode ser ativado depois que a integração de Login estiver ativada e configurada.
Como ativar:
Para ativar a sincronização dos usuários, siga os passos:
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Entre em Organização;
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Vá até a seção de Configurações;
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Entre na opção Learning.Rocks;
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Vá para a opção Sincronização de usuários;
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Clique no botão Ativar Sincronização;
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Confirme a ativação na janela que abrirá.
🟣Observação: O checkbox de atualizar dados de liderança costuma ser usado apenas por empresas que tem apenas um líder por pessoa dentro de Learning.Rocks
⚠️ Lembrando que para isso sua integração com Learning.Rocks e Qulture precisa estar ativa e configurada.
Ações Executadas pela Sincronização
Lembrando que a sincronização vai realizar diariamente as seguintes ações e sempre tomando a QR como fonte de verdade para atualizar a LR, ou seja, a QR é o local de onde saem todas as informações corretas:
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Criação de usuários: usuário que seja criado na QR tem que ser criado na LR;
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Ativação de usuários: usuário ativado na QR tem que ser ativado na LR ou criado caso ele não exista; exemplo: quando a integração rodou pela primeira vez, o usuário estava inativado na QR, por isso não foi criado na LR;
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Desligado/Afastado: quando um usuário é Desligado ou Afastado ele é inativado na LR;
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Bloqueio de usuários: quando um usuário é bloqueado na QR ele é inativado na LR;
Campos integrados pela sincronização
A sincronização vai alterar apenas os dados dos campos-padrão, sendo eles:
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email
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role: Todos os usuários criados na LR a partir da sincronização vão ser criados com o Role de Student, independente do role (papel) que o user tem na QR:
A informação de Role vai ser enviada uma única vez no momento de criar um usuário na LR, depois disso essa informação não será mais utilizada na sincronização.
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nome;
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Status: ativo, bloqueado
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líder: O campo de liderança vai ser o único que vocês vão poder optar por integrar ou não. Nós recomendamos que quem usa liderança múltipla não integre esse campo, ok? Caso vocês optem por integrá-lo, as informações na LR serão sobrescritas com as da QR.
Regras de permissionamento
A sincronização não vai ter nenhum impacto nas regras de permissionamento de cada plataforma, nem da QR para a LR e vice-versa. Portanto, os permissionamentos seguirão sendo configurados de forma independente em cada plataforma.
Na prática isso significa que configurações de roles, permissão de visualização de informações devem ser feitas de forma independente em cada plataforma, ok?
FAQ
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A atualização da sincronização de usuários ocorre momentaneamente?
a. Não, ela ocorre apenas uma vez ao dia, durante a madrugada, ou seja, se eu ativar a integração às 14h da tarde da segunda-feira, os colaboradores serão criados em LR durante a madrugada e na terça-feira terão seus acessos à plataforma liberados.
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O que acontece quando a sincronização for desativada?
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Vamos apenas parar a sincronização e nenhum dado vai ser atualizado na LR dali pra frente.
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O que acontece quando a sincronização for ativada em empresas que já são clientes QR e LR e já tem usuários cadastrados nas duas plataformas?
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Podem ser criados novos usuários que existam na QR e não na LR ou que existam com informações diferentes, como por exemplo: e-mail diferente.
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O campo de Líder também pode ser sobrescrito com o que está cadastrado na QR, caso haja divergência neste campo entre QR e LR.
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Devemos integrar usuários bloqueados ou inativos?
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Não para inativos.
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Sim para bloqueados. Mas, enquanto ele estiver bloqueado, ele não vai conseguir se logar.
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A atualização da sincronização de usuários ocorre momentaneamente?
a. Não, ela ocorre apenas uma vez ao dia, durante a madrugada, ou seja, se eu ativar a integração às 14h da tarde da segunda-feira, os colaboradores serão criados em LR durante a madrugada e na terça-feira terão seus acessos à plataforma liberados.
O que acontece quando a sincronização for desativada?
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Vamos apenas parar a sincronização e nenhum dado vai ser atualizado na LR dali pra frente.
O que acontece quando a sincronização for ativada em empresas que já são clientes QR e LR e já tem usuários cadastrados nas duas plataformas?
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Podem ser criados novos usuários que existam na QR e não na LR ou que existam com informações diferentes, como por exemplo: e-mail diferente.
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O campo de Líder também pode ser sobrescrito com o que está cadastrado na QR, caso haja divergência neste campo entre QR e LR.
Devemos integrar usuários bloqueados ou inativos?
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Não para inativos.
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Sim para bloqueados. Mas, enquanto ele estiver bloqueado, ele não vai conseguir se logar.
No artigo O que eu preciso verificar antes de ativar a Sincronização de base de usuário com a Learning.Rocks tem todas as informações a serem verificadas para essa sincronização.
No artigo Exemplo: ativando o Sync de bases temos alguns exemplos de como é o funcionamento dessa sincronização.
Se ainda tiver qualquer dúvida, #ChamaNoChat 🚀 😄