Aplicando um modelo de Avaliação de Competências

Nesse artigo vamos trazer exemplos de perguntas e configurações mais utilizadas em uma Avaliação de Competências.

👉A Avaliação por Competências surgiu no meio corporativo na década de 1960, quando ferramentas de Gestão de Desempenho começaram a ser desenvolvidas. Ao iniciar um processo avaliativo, a escolha do formato adequado é uma questão crucial, pois diferentes abordagens têm objetivos distintos dentro do ciclo de avaliação.

Quando optamos pela Avaliação por Competências, é necessário considerar a estrutura, os objetivos e as métricas a serem utilizadas para implementar esse modelo em sua organização. Para ajudá-lo nesse processo, apresentamos algumas orientações estruturais que visam garantir a eficácia e o sucesso da Avaliação por Competências.

🟣É importante ressaltar que esse modelo é apenas um exemplo e não há regras definidas de certo ou errado. Você deve adaptá-lo de acordo com as necessidades específicas da sua organização, utilizando-o como base e fazendo as devidas adequações.

⭐O objetivo é alcançar a melhor adequação possível às suas necessidades e realidade empresarial.

Ao concluir o ciclo avaliativo na Avaliação por Competências, é desejável obter uma visão clara dos colaboradores que possuem alto ou baixo alinhamento cultural com a organização, o famoso fit cultural, além conhecimento e habilidades adequados para suas funções, além de alinhamento com a missão e visão da empresa.

⚠️ Para garantir imparcialidade e equidade nos resultados, é recomendado utilizar uma abordagem de avaliação 360 graus, envolvendo múltiplos avaliadores, que podem incluir colegas de trabalho, subordinados e até mesmo clientes.

🟣Após o ciclo, é possível utilizar ferramentas como o 9Box, que permite visualizar a pontuação do colaborador e em qual quadrante ele se posiciona. Além disso, o Relatório Individual é uma oportunidade para fornecer feedback construtivo, analisando as competências com as maiores pontuações e identificando aquelas que podem ser desenvolvidas na organização. Essas etapas ajudam a promover o crescimento e aprimoramento dos colaboradores de forma alinhada com as necessidades da empresa.

Modelo de Avaliação de Competências

Caso precise de mais modelos de tópicos e perguntas comportamentais, fique à vontade para consultar nosso Glossário de Competências.

⚠️🛑 Importante: É necessário transferir as informações para o template de importação de perguntas e template de importação de escala de notas para que possam ser carregadas na plataforma. Utilizamos uma planilha auxiliar, pois alguns dados não podem ser inseridos previamente. Portanto, oferecemos um modelo com todas as informações unificadas.

E como configurar na plataforma? 🤔

Configurações sobre indicação/validação

No início do ciclo avaliativo na Avaliação por Competências, é importante que os colaboradores tenham múltiplos avaliadores, ou seja, outros colegas de trabalho que possam contribuir para a avaliação final do colaborador.

🟣Para garantir um processo justo, é recomendado realizar um momento de indicação, no qual o colaborador pode sugerir quem serão seus avaliadores no ciclo. Essa indicação passará por uma análise do gestor, que poderá aprovar ou não as escolhas feitas pelo colaborador, assegurando assim um processo avaliativo mais equilibrado e imparcial, evitando indicações enviesadas devido a relações próximas entre avaliados e avaliadores.

Considerando a extensão e a carga de trabalho do ciclo avaliativo, é importante evitar que ele se torne ainda mais prolongado para os participantes. Nesse sentido, é possível estabelecer algumas restrições durante o período de indicações.

Ao habilitar a configuração "Restringir o número de indicações que um colaborador pode receber como avaliador", limitamos o número de indicações que um avaliador específico pode receber. Dessa forma, mesmo que um colaborador tenha muitas conexões dentro da organização, ele será avaliador de, no máximo, 5 colaboradores dentro do processo.

Ao habilitar a configuração "Restringir a quantidade de indicações que um avaliado pode fazer", com um mínimo de 3 e um máximo de 5 indicações, garantimos uma avaliação com uma ampla variedade de perspectivas, eliminando possíveis vieses decorrentes de indicações feitas por proximidade.

⭐ Além disso, no momento das devolutivas, quando o colaborador receber seu relatório final de avaliação, ele poderá visualizar as considerações feitas por seus avaliadores, porém, devido ao anonimato e ao grande número de avaliadores, não será possível identificar individualmente quem são os avaliadores. Isso contribui para a confidencialidade e imparcialidade do processo.

Neste contexto de Avaliação de Competências, o ideal é que o período de indicações seja paralelo ao período de validações, por isso, sugerimos as configurações abaixo:

Essas configurações fornecerão flexibilidade tanto para o colaborador quanto para o gestor durante o período de indicações. O colaborador poderá editar sua lista de avaliadores quantas vezes desejar, desde que o gestor ainda não tenha validado esses avaliadores. Da mesma forma, o gestor terá a possibilidade de fazer alterações nas indicações do seu liderado várias vezes, aprovando ou rejeitando avaliadores dentro do período de validação.

⚠️ Caso a sua organização tenha restrições ou uma política de anonimato em relação às aprovações da liderança, é possível habilitar a configuração "esconder estado de validação na tela de indicações". Isso garantirá que o liderado não consiga visualizar quais indicações foram aprovadas ou rejeitadas pelo líder.

Por fim, é possível habilitar a configuração de "recusar indicações recebidas", permitindo que os avaliadores tenham a opção de recusar a avaliação de determinado colaborador, se assim desejarem. Essa configuração visa garantir a maturidade e o conforto dos avaliadores durante o processo avaliativo.
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Configurações gerais

Este será o momento em que você, como administrador, irá iniciar a composição da sua Avaliação de Competências.

Neste contexto, o ideal é não permitir a reabertura de formulários, o principal contexto que trazemos é que como trata-se de uma Avaliação de Competências, dependendo da maturidade das pessoas que farão a avaliação, podem ocorrer situações em que a avaliação já estava finalizada e o avaliador poderá reabrir para atribuir uma nova nota que poderá prejudicar ou elevar a composição de nota do avaliado.

⭐ Sugerimos que você habilite a configuração de avaliação comparativa.

Considerando que os colaboradores terão diversos avaliados dentro deste ciclo, habilitando essa configuração, você permite que esse processo seja feito de forma mais ágil.

Configurações de Notas

Para a configuração de notas na Avaliação de Competências, é recomendado utilizar uma escala de 4 notas. Essa abordagem elimina a possibilidade de um "meio termo" e incentiva os avaliadores a escolherem uma opção que melhor reflita a realidade da competência avaliada. Ao adotar essa escala, a avaliação proporcionará informações mais detalhadas e significativas para o momento das devolutivas.

É importante personalizar os rótulos das notas na escala de 4 pontos. Essa personalização permite que os rótulos sejam mais compreensíveis e alinhados com as competências avaliadas. Dessa forma, evita-se o enviesamento dos colaboradores em relação aos números da escala, tornando a avaliação mais objetiva e facilitando a interpretação dos resultados, logo daremos alguns exemplos de conceitos para serem utilizados. 🚀

⚠️ Em situações em que existam avaliadores que não possuam conhecimento específico das competências relacionadas ao avaliado, pode-se habilitar a opção "n/a" (não se aplica) nas perguntas do formulário avaliativo. Essa opção permite que o avaliador indique que a competência em questão não se aplica ao colaborador avaliado. Para substituir a nomenclatura "n/a", sugere-se utilizar alternativas como "Não sei opinar" ou "Não sei avaliar". Essa configuração garante uma avaliação mais precisa e evita que avaliadores inexperientes prejudiquem a avaliação por falta de conhecimento específico.

🟣É importante adaptar essas configurações de acordo com as necessidades e peculiaridades da sua organização, garantindo que as notas sejam representativas e relevantes para o processo de avaliação de competências.

Configurações Sidebar

No formato de avaliação de competências, é recomendado segmentar os períodos de resposta, como a autoavaliação, avaliação de indicados e liderados, e avaliação dos líderes sobre seus subordinados. Se essa abordagem for adotada, é possível disponibilizar opções de sidebar para que os líderes possam visualizar informações relevantes.

👉 Para organizações com alto nível de maturidade no acesso às informações dos liderados, a sidebar pode ser utilizada como um recurso valioso dentro do formulário. Os líderes podem visualizar feedbacks, relatórios de avaliações anteriores, elogios e outros dados relevantes sobre seus liderados.

Além disso, é possível permitir a visualização das perguntas/competências e respostas dos outros avaliadores sobre o liderado. Isso oferece um contexto mais abrangente e direcionamento ao líder no momento de avaliar o colaborador.

🛑 É importante destacar que, caso a organização não queira identificar os avaliadores na sidebar, é possível habilitar a configuração de anonimato. Dessa forma, o nome do avaliador não será exibido na sidebar, apenas sua nota e/ou comentários serão visíveis.

Configuração para Líderes

Durante a configuração do ciclo avaliativo, é importante definir como os líderes na organização terão acesso às informações. Considerando a opção de disponibilizar as respostas na sidebar e a cultura da empresa, é sugerido que essas respostas sejam anônimas. Dessa forma, evita-se notas enviesadas por outros colaboradores, mas ainda se fornece insumos para a reflexão do líder.

Se o período de avaliação for o mesmo para todos os relacionamentos, pode-se habilitar a configuração de notificar o líder quando seu liderado finalizar a autoavaliação. Isso permite que o líder saiba que terá acesso à autoavaliação de seu liderado na sidebar, fornecendo informações adicionais para sua avaliação.

Configurações de Média

Nas configurações de média, você decidirá como calcular a nota final do colaborador. A recomendação é utilizar a média como método de cálculo, escondendo as médias/conceitos finais no resumo individual para evitar influências na autopercepção do colaborador.

Sugere-se escolher o modelo de média sem autoavaliação como regra do conceito final. Isso significa que todas as avaliações, exceto a autoavaliação, serão consideradas para compor a nota final. A exclusão da autoavaliação visa captar a percepção dos outros avaliadores sobre as competências do colaborador, evitando que sua própria nota influencie o resultado.

É importante ressaltar que, embora a nota da autoavaliação não seja usada no cálculo da nota final, ela ainda pode ser usada para comparação entre relacionamentos. Quanto ao método de cálculo, sugere-se utilizar pesos iguais para todos os relacionamentos, perguntas e tópicos.

Nesse caso, a média agrupada por relacionamento é indicada, garantindo uma média semelhante para todos os colaboradores, independentemente do número de avaliadores.

🔴 Reforçamos que, apesar dos pesos terem a necessidade de serem igualitários, devem ser diferentes de 0.

Exemplos de escala de conceitos (opcional):

A escala de conceitos é uma ferramenta utilizada para tornar o processo de avaliação de competências mais compreensível e amigável para os colaboradores. Ao invés de utilizar números, essa escala direciona o foco do colaborador para o seu desenvolvimento dentro das competências, ajudando-o a entender em qual nível ele deseja se encontrar no próximo ciclo.

Essa escala é geralmente apresentada nos relatórios finais ou na tela de Resultados da Equipe, permitindo que o líder visualize os resultados de seus liderados e, consequentemente, o desempenho de cada um dentro de cada competência.

As configurações da escala de conceito são sempre baseadas nas notas mínima e máxima estabelecidas no início do ciclo. Neste exemplo, a nota mínima é 1 e a nota máxima é 4. Isso significa que os colaboradores são avaliados em uma escala de 1 a 4, onde podem identificar o seu progresso e aspirar a alcançar os níveis mais altos de desempenho.

Exemplos de box

O formato de Box é uma ferramenta útil para o time de RH e os gestores dos colaboradores avaliarem o desenvolvimento profissional e a compatibilidade cultural dentro da organização. Composto pelos eixos Y e X, representando as competências técnicas e comportamentais, respectivamente, é importante que essas competências tenham pesos iguais para evitar distorções na avaliação. O Box possibilita identificar quais colaboradores precisam de desenvolvimento em competências específicas e destaca aqueles que possuem maior afinidade com a cultura organizacional.

⭐ Essa representação visual fornece uma visão clara e acessível das habilidades e do alinhamento dos colaboradores, permitindo uma análise abrangente do desempenho e potencial de crescimento. É uma ferramenta valiosa para a tomada de decisões sobre o desenvolvimento individual e coletivo, promovendo um ambiente de trabalho mais eficiente e alinhado com os objetivos da organização.

Intervalos do Box

No Box, é possível configurar os intervalos utilizando a opção "por notas", o que reduz a possibilidade de curva forçada e permite que o colaborador seja plotado no quadrante que realmente corresponde ao seu desempenho.

Neste modelo de Avaliação por Competências, que utiliza 4 notas no formulário, os seguintes intervalos podem ser considerados para ambos os eixos: 2,33 e 3,56.

Com esses intervalos, os colaboradores que tiverem médias inferiores a 2,33 nos eixos X e Y serão plotados no Quadrante 1 do Box. Isso indica que o colaborador não possui conhecimento ou habilidades suficientes para desempenhar adequadamente sua função atual.

Se o colaborador obtiver médias superiores a 3,56 nos eixos X e Y, ele será plotado no Quadrante 9, indicando que possui um alto talento.

⚠️É importante observar que essa configuração de Box considera apenas 2 intervalos para cada eixo, o que resulta automaticamente em um Box 9. Também é válido ressaltar que a definição de quais são as piores e melhores médias nos quadrantes depende da forma como sua organização pretende utilizar o Box.

Agrupamento de quadrantes

Quando você apresentar essas informações aos gestores, é possível estabelecer uma correlação entre a escala de conceito utilizada na Avaliação e os quadrantes do Box, o que facilitará a compreensão visual por parte dos líderes.

🌟 Aqui está nossa sugestão de agrupamento:

Exemplo de configurações para devolutivas

Sabemos que o processo de fornecer feedback pode ser complexo para alguns colaboradores, especialmente quando envolve um ciclo de avaliação com vários avaliadores e foco no desenvolvimento com base em competências.

Com o objetivo de tornar essa ocasião construtiva para líderes e colaboradores, compilamos algumas sugestões de configurações para o Relatório Individual dos colaboradores. Essas configurações visam facilitar a compreensão e promover um ambiente propício ao crescimento profissional.

Seção de Médias por Relacionamento

Ao selecionar as opções disponíveis, líderes e colaboradores terão uma visão comparativa das competências entre os diferentes avaliadores. Isso permitirá analisar os conceitos com base em diferentes perspectivas, identificando quais competências requerem maior foco para desenvolvimento.

Essa abordagem proporciona uma visão ampla e enriquecedora das percepções dos avaliadores, incentivando discussões construtivas e oportunidades de crescimento nas áreas identificadas como prioritárias para desenvolvimento.

Página de Respostas Individuais

Na seção de Respostas Individuais, optamos por apresentar apenas os comentários dos diversos avaliadores, mantendo o anonimato em relação aos nomes dos líderes, colegas e demais participantes. Essa abordagem visa evitar qualquer identificação do autor do comentário e prevenir possíveis conflitos decorrentes de observações críticas sobre as competências do colaborador.

🟣 O objetivo dessa seção é fornecer insights sobre os motivos pelos quais o colaborador recebeu determinado conceito, bem como apresentar a perspectiva de outros profissionais em relação a ele. Essas informações oferecem insumos valiosos para a compreensão do desempenho e promovem uma visão mais ampla e imparcial, contribuindo para o desenvolvimento profissional do colaborador.

Seção de Perguntas

Como o objetivo é analisar e demonstrar quais conceitos e comentários o colaborador recebeu na avaliação, você poderá selecionar todos os tópicos 😄 .

Configuração de liberação de Relatórios Individuais

Para uma experiência de avaliação mais orgânica e fluída, sugerimos a configuração de liberação de Relatórios Individuais. Além de disponibilizá-los inicialmente para a liderança, é recomendável permitir que o líder, durante as devolutivas, compartilhe o relatório diretamente com seu liderado.

👉 Essa abordagem agiliza o processo de feedback, permitindo que as devolutivas sejam realizadas de forma mais ágil e eficiente pelo próprio líder. Isso promove uma comunicação direta e facilita o alinhamento entre líder e colaborador no desenvolvimento das competências.

Visualização do relatório final

Desta forma, o colaborador, ao ter seu relatório liberado pelo seu gestor, poderá visualizar seu relatório no seguinte formato:

Agora você já está pronto(a) para configurar sua Avaliação de Competências na Qulture.Rocks.

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