Workflow de Aprovação de Edição de Campos do Colaborador

Você sabe o que é um campo do colaborador e como criá-lo?

No artigo "O que são e como criar os Campos do Colaborador?" explica toda essa parte!

O Workflow de Aprovação de Edição de Campos do Colaborador trata-se de um fluxo para que o próprio colaborador, após atualizar o valor de um campo em seu perfil, envie essa alteração para aprovação.

Após o envio, a pessoa com privilégios de admin geral, admin da organização ou líder direta, se assim o workflow estiver configurado, consegue aprovar ou rejeitar a atualização do campo do colaborador.

A aprovação ou rejeição da atualização existe para mitigar riscos de segurança da informação, como por exemplo um liderado trocar sozinho o departamento a qual pertence e passar a ter acesso a informações específicas desse departamento sem de fato pertencer a ele.

1. Como configurar um campo para aprovação?

Acesse Organização > Configurações > Campos e perfil do Colaborador.

Ao abrir o modal de edição ou criação de um campo, habilite a edição do campo pelo ‘Próprio colaborador’. Feito isso, é possível habilitar a ‘Aprovação de edição’.

Por padrão, apenas pessoas com privilégio de admin geral conseguem aprovar ou rejeitar o pedido. Ao configurar é possível permitir que pessoas com privilégio de admin de organização e líder direto também aprovem, basta marcar a opção abaixo:

2. Como fazer um pedido de edição de campo?

A edição de campos pelo colaborador continua da mesma forma. Basta que ele acesse seu perfil pela plataforma e tente modificar o valor de um campo.

No entanto, ao lado do campo que assim for configurado, fica sinalizado para o colaborador que a alteração daquele campo precisa de aprovação.

Ao editar o campo e salvar, um modal de confirmação será aberto para o colaborador confirmar o envio para aprovação.

Feito isso, o campo continua apresentando o valor existente antes da alteração. Mas com uma tag ‘Pendente’ sinalizando que o campo está com uma pendência de aprovação.

Ao clicar na tag é possível visualizar o valor anterior do campo e o valor proposto de alteração. Também, o colaborador pode desfazer a edição, cancelando o pedido anteriormente feito.

Quando o pedido for aprovado ou rejeitado por uma admin ou pela líder direta (a depender da configuração feita), o colaborador receberá uma notificação na plataforma (sininho).

3. Como aprovar ou reprovar um pedido de edição feito por um colaborador?

Admins

Caso estejamos falando de uma admin geral da plataforma ou de uma admin de organização, existirão dois caminhos. Ambos começam com a aparição de uma nova ação pendente na página de início da plataforma.

Caminho 1 | Através do Perfil Básico do colaborador

Neste caso, bastaria acessar o Perfil Básico do colaborador em questão.

Logo acima, junto a foto do colaborador, aparecerá uma tag com a contagem de aprovações pendentes, por exemplo ‘5 aprovações pendentes'. Navegando pelo perfil, a tag ‘Pendente’ aparecerá em cada campo em que foi feito um pedido de edição.

Para aprovar ou rejeitar, basta clicar na tag Pendente para abrir o modal e avaliar o pedido.

Uma vez que a ação de aprovar ou reprovar for realizada, o colaborador será automaticamente comunicado através de uma notificação na plataforma sobre a decisão tomada

Caminho 2 | Através da Lista de Pedidos de Aprovação dentro de Organização

Ao clicar na ação pendente que aparece na página inicial da plataforma, a admin será automaticamente redirecionada para a lista de ‘Pedidos de aprovação’ que pode ser encontrada em Organização > Gestão.

Por default, a lista será aberta com o filtro de Aprovação Pendente ativo.

Para realizar uma ação, basta clicar em Abrir na linha de um pedido para que o modal seja aberto.

Uma vez que a ação de aprovar ou reprovar for realizada, este pedido já não aparecerá mais na lista de pedidos pendentes e o colaborador será automaticamente comunicado através de uma notificação na plataforma sobre a decisão tomada.

Líder

No caso de líderes diretos, o fluxo começa com o recebimento de uma notificação na plataforma (sininho).

Ao clicar nela, o líder direto será redirecionado ao perfil do colaborador que é seu liderado para aprovar ou rejeitar os pedidos feitos.

Logo acima, uma tag com o número de pedidos pendentes e aprováveis pelo líder será exibida, assim como a tag de ‘Pendente’ em cada um dos campos que estão aguardando aprovação. Clicando nelas, um modal abrirá para análise e aprovação/rejeição.

Caso o Líder possa visualizar e editar o campo, mas não tenha o direito de aprovar uma alteração, a edição do campo será temporariamente bloqueada e ele poderá ver o pedido de alteração em curso, mas não realizar uma ação.

⚠️ Uma vez que a ação de aprovar ou reprovar for realizada, o colaborador será automaticamente comunicado através de uma notificação na plataforma sobre a decisão tomada!

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