Por que metas são importantes?

Metas possuem 3 grandes beneficios: alinhamento, foco e motivação.

Alinhamento

Segundo Jorge Paulo Lemann, um grande empresário brasileiro sócio de empresas como Ambev, Burger King e KraftHeinz, um dos seus grandes desafios foi fazer as pessoas "remarem na mesma direção" em suas empresas. Ou seja, fazer com que todos contribuíssem para os mesmos objetivos.

As metas tem esse poder: à medida em que são alinhadas à missão, à visão e às metas da empresa e do seu time, as metas de um funcionário ficam alinhadas a esses grandes objetivos estratégicos, garantindo assim que todos remem na mesma direção.

Foco

Segundo a teoria e ciência por trás das metas, um dos seus grandes benefícios é o foco que elas dão aos "donos" das metas. Todos sabemos o quão atraente pode ser ter prioridades demais ou ainda acabar enterrado em demandas e incêndios do dia a dia. Metas nos ajudam a lembrar do que é importante e essencial. Segundo pesquisas, tarefas são cumpridas com mais atenção e empenho quando ligadas a uma meta.

Motivação

Por fim, as metas nos ajudam a atingir resultados que não imaginávamos possíveis. Ainda segundo as pesquisas da Teoria de Estabelecimento de Metas (Goal-Setting Theory), mais esforço é realizado à medida em que uma meta se torna mais desafiadora.

Como definir suas metas

Há duas principais formas de definir suas metas. A primeira delas é a partir das metas do seu gestor, do seu time e da empresa:

Como você pode ver, todas as iniciativas, metas e prioridades da sua empresa precisam se "encaixar" e serem mutuamente coerentes. Se eu atingir meus resultados, devo contribuir para que meu time atinja seus resultados. Se meu time atingir seus resultados, devemos contribuir para que a nossa empresa atinja seus resultados desejados para esse ano. Se a nossa empresa atingir seus resultados desejados para esse ano, ela deve chegar mais perto de atingir seus resultados desejados para daqui a três anos. E assim vai.

Portanto uma forma interessante de definir suas metas é pensar "o que devo fazer e que resultados devo atingir para que meu(s) time(s) atinja(m) suas metas?"

A segunda forma de definir suas metas é partir dos processos pelos quais você é responsável. Para isso, vamos imaginar um processo fictício, que engloba atender chamados de clientes, fechar pedidos e inserir esses pedidos no sistema:

Esse processo é composto de 4 principais tarefas: 

  1. Receber chamada do cliente
  2. Atender chamada do cliente
  3. Fechar pedido com o cliente
  4. Inserir o pedido fechado no sistema

Pode haver funcionários de uma empresa que se dedicam unicamente a um processo como esse (e cujos job descriptions muitas vezes são praticamente uma cópia Xerox das tarefas do processo). Muitos dos nossos clientes cometem o erro de usar essas tarefas como metas. Isso está errado. Lembre-se: tarefas (e job-description) não são metas.

Mas o que são as metas então nesse caso, em que estamos partindo das tarefas, processos e job description para definirmos nossas metas?

Vamos lá. O primeiro passo é extrair métricas das tarefas e dos processos. Como você pode ver abaixo, a partir das etapas do processo criamos 5 medidas, que vamos chamar de KPIs, que medem a minha performance na execução desse processo:

Os KPIs que extraímos são:

  1. # de chamados de cliente atendidos
  2. # de operações fechadas
  3. # de operações boletadas
  4. % de conversão de chamadas em pedidos, ou "boletas", e
  5. NPS (Net Promoter Score - uma métrica de satisfação) dos clientes atendidos

Agora já temos insumos muito melhores para criarmos nossas metas: Nossas metas devem ser melhorias (melhorias podem ser aumentos, reduções e até a manutenção) dos níveis desses KPIs que medem cada parte do meu processo.

Como funciona uma meta?

Agora que definimos de onde vêm as metas, podemos entrar no detalhe de uma meta. Seguindo o exemplo anterior, vamos definir uma meta:

"Crescer em 20% as operações fechadas".

Nesse caso, a meta é um objetivo a ser alcançado, diretamente ligado ao crescimento. Há também um resultado-chave, ou key-result, a ser alcançado: 20% de crescimento no KPI "# de operações fechadas".

Que acha de inserirmos essa meta na plataforma Qulture.Rocks?

Faz todo o sentido parear esse resultado-chave (key-result) com uma meta de "controle", que compense algum aspecto importante do atendimento. É importante para que você não abra mão de um aspecto importante do atendimento - por exemplo a qualidade dele - na busca por crescimento. Portanto vamos parear um resultado-chave que garantia que 100% das operações seja inserido corretamente no sistema:

Agora temos dois resultados-chave para um mesmo objetivo. Um deles mede se fomos bem-sucedidos na busca pelo crescimento desejado. O outro garante que seguimos o processo correto de formalização da operação, para que não haja erros.

Qual a diferença entre uma meta, uma tarefa, um projeto e o seu job description

Boa pergunta. 

Uma tarefa é um pedaço de esforço que, concatenado com outros esforços, ou ações, deve levar a um objetivo, que é a meta. Um projeto também é uma soma de ações ou tarefas que leva a um objetivo.

É interessante ter sempre algumas metas e alguns projetos na sua lista de prioridades do ciclo (seja ele um trimestre, um semestre ou um ano).

Cadastrar um projeto também é bastante fácil na plataforma Qulture.Rocks:

Você pode perceber algumas dicas práticas na tela acima:

  • Cadastramos o nome do projeto como sendo o objetivo a ser alcançado
  • Usamos também uma tag "[Projeto]" na frente do nome da meta, para que a visualização fique ainda mais clara
  • Cadastramos uma entrega parcial do projeto em cada key-result, e usamos para isso key-results binários (do tipo sim/não), que definirão o sucesso do projeto
  • Em cada uma, usamos uma tag com a data esperada de entrega, por exemplo, "[31/4]".

Quantas metas devo ter?

Para que não se perca o foco, do qual falamos antes, é importante não ter mais de 5 ou 6 prioridades, sendo que dessas 5 ou 6 prioridades, 3 ou 4 devem ser metas, e 1 ou 2 devem ser projetos.

Carlos Brito, CEO da AB Inbev, fala que "suas metas devem caber em uma mão". O ponto é claro: precisa existir foco.

A importância de ter sempre um plano de ação

Ter um plano de ação de como você vai atingir suas metas é importante para que você aumente suas chances de atingi-las. 

Um plano de ação é basicamente uma série de tarefas e ações que levarão ao objetivo. Vamos usar o exemplo anterior, em que tínhamos uma meta que era "Crescer em 20% o número de operações fechadas".

Para que possamos atingir essa meta, pode ser que tenhamos que agir em alguma causa-raíz ou processo anterior à venda que nos permita fechar mais leads. Portanto, após a contratação da meta, o ciclo começa com uma análise do desafio a ser atingido (crescimento de 20%), que é concluído quando achamos um "problema" primordial que, se resolvido, nos permite atingir a meta. Algumas idéias de fatores que poderiam ser relevantes para essa meta:

  • Focar nas operações de maior ticket médio, que permitam uma maior produtividade de cada vendedor
  • Criar um processo simples de triagem de chamadas, para que o vendedor não perca tempo com clientes que não tenham intenção real de compra

Assim, se o dono da meta decidir, junto com seu gestor e time, que o foco em operações de maior ticket médio é o caminho para bater a meta, ele pode criar um plano de ação de como vai bater a meta:

Para acessar o plano de ação de uma meta, basta clicar no resultado-chave e ir à secção "Plano de Ação" no canto inferior direito da tela. Lá poderá ser cadastrado o plano, sendo que cada tarefa tem uma data limite.

Importante: Caso as atividades e fatores demandem esforços mais estruturados, pode ser que seja necessário um projeto. Veja abaixo algumas idéias de causas-raíz que podem ser transformadas em projetos: 

  • Alterar o fluxo de cadastramento de operações no sistema, para que cada vendedor consiga fechar mais operações em um dado período de tempo
  • Treinar os vendedores em técnicas de negociação e fechamento, para que eles possam aumentar a taxa de conversão de ligações em pedidos, e portanto crescer o número de operações fechadas
  • Rever o processo de cotação e torna-lo mais simples e rápido, pois estamos perdendo 

Exemplos de metas: um pouco de inspiração

Criamos um arquivo de Google Sheets com diversos exemplos de metas, separados por áreas de interesse como Financeiro, Marketing, RH e Vendas, para que você use de inspiração ao escrever suas metas. Você pode acessar o arquivo aqui. Basta duplicá-lo e editar à medida das suas necessidades.

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