Diferente de qualquer outra reunião, as 1-on-1s são um momento para que um gestor e seu liderado falem sobre suas necessidades, frustrações, ideias, aspirações e para a troca de feedbacks entre ambas as partes.

Se você, gestor, não está realizando as One on Ones com o seu Time, você provavelmente está perdendo uma excelente oportunidade de motivá-los, ajudá-los a resolverem problemas, aliviar a pressão existente e consequentemente fazer com que seu Time cresça e se desenvolva.

Além disso, estar próximo dos membros do seu Time através destas conversas te ajudará a resolver problemas enquanto eles ainda estão pequenos, desenvolvê-los mais rapidamente e com mais consistência e gerar insights valiosos.

Acredite! Só porque algo não está sendo dito, não significa que está tudo bem! O que você vê é ponta do Iceberg, já que, como gestor, você tem uma visão limitada das interações que acontecem no seu Time. Então, pare de "achismo" e prepare uma One on One de sucesso.

"90 minutes of your time can enhance the quality of your subordinate's work for 2 weeks, or for some 80+ hours."

Andy Grove, former CEO and Co-founder of Intel

Frequência

A frequência das suas One on Ones vai depender de três fatores:

  • Tamanho do seu Time: Dependendo do tamanho do seu time, fica inviável reservar um horário para cada funcionário uma vez por semana. Em caso de Times muito grandes tente fazer a cada quinze dias ou então uma vez no mês.
  • Maturidade no cargo: Você deve separar um tempo para ter reuniões mais frequentes com aqueles funcionários mais inexperientes, que sejam novos no cargo ou que ainda não se sentem confiante e a vontade para realizar seu trabalho. Analogamente, funcionários mais experientes e confiantes em suas atividades podem ter reuniões mais espaçadas, a cada quinze dias por exemplo.
  • Agenda: Dependendo do número de atribuições que você como gestor têm fica, de fato, inviável realizar todas as reuniões necessárias em um curto espaço de tempo. Mais uma vez, tente reuniões a cada quinze dias ou então uma vez no mês.

Independente dos fatores que afetem as frequências das suas One on Ones, não passem mais de um mês sem ter esta conversa com seu liderado, ok?

Duração

É importante reservar, pelo menos, 40 minutos da sua agenda para conversar com CADA liderado.

Andy Grove, escreveu em seu livro, High Output Management, que leva pelo menos 20 a 30 minutos para que tópicos mais francos e pessoais sejam falados.

Agenda

"While it's not the manager's job to set the agenda or do the talking, the manager should try to draw the key issues out of the employee.

The more introverted the employee, the more important this becomes. If you manage engineers, drawing out issues will be an important skill to master"

-Ben Horowitz

Antes de ter a conversa é de extrema importância que ambas as partes se preparem, escrevendo quais assuntos gostariam de abordar.

Ideas of Questions to ask your One on Ones

Rapport

O rapport é a melhor e mais indicada forma de iniciar suas conversas. O conceito é originário da psicologia e remete à técnica de criar uma ligação de empatia com a outra parte.

O conceito entretanto, não capta a dificuldade de tal técnica na prática. Há pessoas que possuem naturalmente empatia, outras entretanto lutam para decifrar tal comportamento essencial na hora de lidar com pessoas.

Se você não é uma dessas pessoas que dominam tal arte, vai algumas dicas:

  • Sorria! Uma pessoa simpática consegue quebrar qualquer casca.
  • Fale sobre você, seus sentimentos, medos e sonhos. Desta forma, seu funcionário também se sentirá aberto para falar de tais assuntos.
  • Tente utilizar algumas destas perguntas:

Como está sua família? Como estão os seus pais? Onde moram? O que fazem?

Se tiverem filhos: Como está [nome do filho]? (Pergunte sobre idade, escola, interesses, dificuldades, etc.)

Como foi o final de semana? O que gostam de fazer? O que geralmente fazem? Hobbies? (Descubra interesses em comum)

Se próximo de algum feriado: O que você fez no feriado? Como foi?

 

Dicas

  • Reconheça seu funcionário: O que ele vem fazendo bem ultimamente? Reforce características e ações positivas. Deixe ele saber que você o admira e apoia.
  • Carreira: Desenvolvimento e carreira devem ser assuntos recorrente em suas conversas. Quando não houver nenhuma emergência ou urgência fale sobre como pode ajudá-lo a se desenvolver e alcançar seus sonhos.
  • Persista: No começo pode ser difícil e estranho ter estas conversas. Persista! Practices makes perfect. 
  • Informalidade: As conversas de One on Ones devem ser bem menos formais que outras reuniões. Tente realizá-las em lugares mais descontraídos, seja andando, seja em um café ou até mesmo na empresa em um ambiente mais descontraído. 

Evite

  • Caso suas agendas sejam compartilhadas, evite escrever sobre assuntos como "Dar feedback sobre assunto x" ou "Falar sobre assunto y". Deixar seu funcionário sabendo que vocês terão uma conversa "difícil" pode deixá-lo tenso e ansioso.
  • Caso tenha que dar um feedback "construtivo", traga-o em um segundo momento da conversa. É provável que o mesmo traga o assunto ou fale sobre algum contexto ou circunstancia que você ainda não tinha conhecimento.
  • Não fale sobre status de projeto (pelo menos até ter certeza que cobriu todas as áreas necessárias). Trazer este tipo de assunto pode mudar o tom da conversa, fazendo com que seu funcionário não traga assuntos mais sensíveis e importantes. Quando for discutir sobre status de projetos tente ter esta discussão de outras formas. Pergunte sobre status via email, via slack, através de alguma ferramenta de gestão de projetos e/ou metas ou até mesmo pessoalmente.
  • Em situações mais graves ou urgentes, não espere até o dia da sua One on One. O quanto mais rápido você lidar com isso melhor.
  • Nunca saia de uma One on One sem planos acionáveis. Questione "O que você acredita que ambos podemos fazer até a próxima reunião baseado na nossa conversa de hoje?"

E lembre-se, os grandes líderes além de serem ótimos ouvintes entendem que crescer é difícil e sacrificante, mas que ajudar alguém a ter sucesso por conta própria não tem preço!

Encontrou sua resposta?