Para realizar a importação de dados, é importante solicitar a liberação da tela de importações ao gerente responsável pela conta.
Dentro do produto de avaliação da Qulture.Rocks, temos a possibilidade de criar perguntas separadas ou não, utilizando a criação de tópicos diferentes. A quantidade de perguntas que a sua avaliação vai ter, irá depender do cenário e da necessidade da sua organização mas é importante que tenha em mente que temos duas possibilidades para fazer o cadastro das perguntas dentro da plataforma:
Direto pela plataforma
Via importação
Aqui vamos passar com mais detalhes como fazer o cadastro das perguntas da avaliação utilizando o recurso de importação da plataforma. Para saber mais sobre o cadastro de perguntas de avaliação dentro do produto, sugiro que veja este artigo: Como cadastrar a estrutura do formulário da minha avaliação?
Informações importantes para montar o arquivo de importação
Antes de irmos para o arquivo de importação, é necessário ter algumas informações prévias cadastradas na plataforma para poder alimentar o arquivo e assim subir as informações corretamente. Precisamos de:
A avaliação de desempenho criada para poder importar as perguntas;
O ID da escala de notas que será utilizada nas perguntas da avaliação;
Ter todas as tags que serão utilizadas nas perguntas da avaliação criadas na plataforma (opcional);
A avaliação não poderá estar com o ícone de “esconder avaliação” habilitado;
⚠️ Atenção: para obter o ID da escala de notas é necessário primeiro ter uma pergunta cadastrada para poder criar uma escala de notas. Você pode criar uma pergunta de teste, apenas para poder criar a escala de notas que deseja. Para obter o id dessa escala é bem simples. Uma vez criada, basta:
Entrar nas configurações da pergunta que esteja utilizando a escala de notas
Clicar em editar rótulos
Na barra do navegador, copiar o número que vem imediatamente depois de gradyng-types/ .Esse é o id da escala de notas.
Caso tenha dúvidas de como criar a escala de notas, este artigo pode te ajudar.
Onde encontro a planilha?
Com o acesso liberado para utilizar a planilha, você pode encontrá-la na tela de Importações, na aba da Organização. Siga os seguintes passos ao clicar no botão azul de "Nova Importação":
Vá até o botão de “Organização”;
Clique em “Importações”;
No canto superior direito, clique em "Nova";
Selecione a importação chamada "[REVIEW] Perguntas Computáveis";
Clique no botão "Template".
Após abrir o template ele pode ser baixado em formato do excel ou fazendo uma cópia diretamente para o seu drive do google.
Entendendo o arquivo de importação de perguntas
Para entender o arquivo de importação, é necessário compreender como a ferramenta organiza as informações das perguntas. Para isso, vamos utilizar o exemplo de um formulário fictício para explicar como se refletem os níveis de informação:
No formulário acima temos:
Número da página referente ao tópico: 1
Tópico: Liderança
Descrição do tópico: Aqui vamos avaliar a competência de liderança
Subtópico: Aprendizado
Pergunta: Aprender a ser líder
Descrição da pergunta: Como esta pessoa tem aprendido a ser líder
Escala de notas: 1; 2; 3; 4; 5
Pronto, agora que está mais claro como as informações são organizadas, podemos ir para o arquivo de importação
🟣 A seção azul do arquivo faz menção às informações dos tópicos, a vermelha dos subtópicos e a amarela das perguntas. Como o arquivo está organizado para que cada linha represente uma pergunta que será criada na avaliação, vamos fazer a explicação das informações seguindo a seguinte ordem: 1 - Perguntas, 2 - Tópicos e 3 - Subtópicos
1 - Perguntas
Como mencionado anteriormente, cada linha do arquivo vai representar uma pergunta na avaliação. Na primeira parte dessa seção temos as informações básicas de cada pergunta:
Algumas considerações importantes dessa primeira parte:
É necessário cadastrar o título da pergunta em português. Caso sua avaliação esteja em outro idioma, pode cadastrar o nome da pergunta em inglês, por exemplo, no título da pergunta em português e em inglês sem problema algum;
O título da pergunta deve ser único. Se ele estiver repetido, só irá carregar para a plataforma as informações da pergunta que está na linha mais abaixo do arquivo;
O título da pergunta em outros idiomas, bem como os campos de descrição não são informações obrigatórias.
Na segunda parte das informações das perguntas, temos as configurações específicas de cada uma das perguntas:
Algumas considerações importantes dessa segunda parte:
Nenhum dos campos é obrigatório de preenchimento;
Acima falamos como encontrar o id da escala de notas. Caso você não coloque o id da escala na pergunta, as opções numéricas de respostas serão mostradas ao invés dos rótulos;
Caso as opções de comentário ou N/A forem ser utilizadas para a pergunta, é necessário escrever a palavra "Sim" para cada uma delas. Caso não forem ser utilizadas, pode deixar a célula em branco;
O mesmo vale para os relacionamentos: se for criar um filtro da pergunta por relacionamento, é necessário colocar "Sim" para aqueles que a pergunta deve aparecer e deixar vazio para os demais. Caso a pergunta deva aparecer para todos os tipos de relacionamento, pode deixar todos os campos vazios.
Se for utilizar os filtros por tags nas perguntas, é necessário cadastrar cada uma das tags na pergunta, separando-as por ponto e vírgula.
Antes de importar o arquivo, é necessário que a tag esteja criada na plataforma. Para mais informações sobre as tags, temos este artigo que pode te ajudar.
O campo tags de participante é utilizado em casos muito específicos, onde é necessário que uma pergunta apareça apenas para um par avaliador-avaliado.
Por exemplo, quando você quer que certa pergunta apareça apenas quando Joãozinho for avaliar Maria. Como são utilizadas apenas para casos muito específicos, nossa primeira recomendação é que não utilize este campo se não for realmente necessário.
2 - Tópicos
Nessa seção, iremos cadastrar as informações referentes ao tópico de cada pergunta da avaliação.
Algumas considerações importantes sobre o cadastro de tópicos:
É necessário cadastrar o título do tópico em português. Caso sua avaliação esteja em outro idioma, pode cadastrar o nome do tópico em inglês, por exemplo, no título do tópico em português e em inglês sem problema algum;
Caso um tópico tenha mais de uma pergunta, é necessário repetir as informações do tópico na linha correspondente àquela pergunta. Caso o nome do tópico esteja igual, mas as informações de descrição ou peso estiverem diferentes, será carregada a informação que está mais abaixo no arquivo;
O título do tópico em outros idiomas, bem como os campos de descrição não são informações obrigatórias.
O peso do tópico não é obrigatório também. Se deixar vazio, será considerado peso 1.
3 - Subtópicos
Caso você queira criar subdivisões dentro de um tópico, temos a possibilidade de cadastrar subtópicos dentro do formulário. Nessa seção, podemos cadastrar as informações referentes ao subtópico de cada pergunta da avaliação.
Algumas considerações importantes sobre o cadastro de subtópicos:
Este campo NÃO É OBRIGATÓRIO. Caso não tenha necessidade de cadastrar esse nível de informação, pode deixar essas informações vazias sem problema.
Os subtópicos não têm impacto nenhum na forma que as notas são calculadas na avaliação. Sendo assim, é um campo opcional existente apenas para dar mais uma possibilidade de organização.
Caso um subtópico tenha mais de uma pergunta, é necessário repetir as informações do subtópico na linha correspondente àquela pergunta. Caso o nome do subtópico esteja igual, mas as informações de descrição estiverem diferentes, será carregada a informação que está mais abaixo no arquivo;
⚠️🛑Importante: Para mais informações sobre como utilizar o arquivo de importação, dentro do modelo tem uma aba de instruções onde mais detalhes sobre as funcionalidades são disponibilizados. Leia atentamente a todas essas instruções antes de fazer qualquer tipo de importação
Como importar na plataforma da Qulture.Rocks?
Com a planilha preenchida com todos os campos obrigatórios e opcionais, é necessário tornar a planilha do Sheets pública e editável para todos. Siga os passos abaixo:
Clique em "Compartilhar";
Acesso geral será "Qualquer pessoa com o link";
Função será "Editor".
Clique em "Concluir";
⚠️ O link fica disponível nessa mesma tela para facilitar na hora de copiar.
Na tela de importação iremos colar o link no campo indicado e salvar.
Como saber qual erro deu na minha importação?
A plataforma exibe os erros encontrados diretamente na tela de Importações, o que facilita a identificação dos problemas na planilha. Para corrigir os erros, será necessário investigar mais detalhadamente o que precisa ser corrigido na planilha. Recomenda-se verificar as mensagens de erro fornecidas pela plataforma e revisar os campos correspondentes na planilha. Certifique-se de corrigir qualquer informação incorreta ou ausente para garantir que a importação seja concluída com sucesso.
É importante revisar minuciosamente a planilha e corrigir todos os erros identificados antes de prosseguir com a importação, enquanto ela estiver dando erro nenhum dado será importado para a plataforma, sinta-se a vontade para importar quantas vezes forem necessárias para corrigir tudo.
Abaixo alguns artigos que podem ser úteis nesse momento:
FAQ
1) Uso outro tipo de armazenamento na nuvem, sem ser o Google. Como faço para importar o arquivo se não tenho o link do Google Sheets?
Por enquanto não temos integração com outros ambientes para esse tipo de ação. No momento, se não for possível ter esse arquivo no google sheets, será necessário solicitar ao time do chat para fazer essa importação pra você. É necessário apenas enviar o arquivo completo e informar pra qual avaliação gostaria de importar essas perguntas.
2) Fui fazer o processo de importação, mas não encontrei a avaliação na lista para poder importar. O que aconteceu?
Como mencionamos anteriormente, para que você possa realizar importações para uma avaliação, é necessário que ela esteja visível para todos. Portanto, o botão
deve estar conforme imagem ao lado.
Qualquer dúvida #ChamaNoChat 🚀 😄
O que achou do artigo? Deixe seu feedback abaixo 👇