Quizás el peor error en la implementación de la metodología OKR, es el error en aplicarlo de manera correcta y aprovechar el conjunto de rituales que sirven para apuntar a la práctica de la gestión ágil de objetivos.

Por supuesto, cuanto más fluida -menos burocratizada- sea la práctica, mejor. Sin embargo, debemos admitir que el camino nunca es ir directamente del cinturón blanco al cinturón negro, ¿verdad?

La formalización de ciertos rituales es crucial para la eficacia de la metodología, especialmente en los ciclos iniciales de aplicación, así como un paso importante en la creación de una cultura organizacional centrada en los resultados. En las próximas líneas expondremos una sugerencia de los ritos más importantes.

Objetivo: Definición de los OKRs del ciclo

Periodicidad: trimestral

Es el ritual en el que se fijan los objetivos de un determinado ciclo.

Al principio de cada ciclo es crucial invertir tiempo en los equipos para construir los objetivos de forma participativa, aumentando el compromiso y la apropiación de todo el equipo. Recuerda que, en general, al menos el 60% de los objetivos deben construirse desde la base de la organización.

Objetivo: Transparencia y validación de los OKRs de la empresa y de los departamentos.

Periodicidad: trimestral

Consideramos sumamente importante que toda la empresa, siempre que sea posible, participe en un ritual para validar los objetivos de la empresa y de los equipos. La práctica de la validación genera, una vez más, el importante buy-in necesario para que todos tomen las riendas de los resultados de la empresa. También es el momento de hablar de las posibles dependencias entre los resultados de cada equipo (por ejemplo, el objetivo de ventas del equipo de ventas debe alinearse con el objetivo de capacidad del equipo de DevOps para que no haya sorpresas en el futuro). También es el momento de calibrar los OKRs: buscar entender si los objetivos de las distintas áreas están al mismo nivel de dificultad. Este ritual concluye con el compromiso de todos con los OKRs contratados.

Objetivo: Evaluar la relación entre lo que se hace (esfuerzo) y lo que se consigue (resultado).

Frecuencia: semanal y mensual.

En los rituales semanales se trata de una evaluación táctico-operativa, en la que el propio equipo analiza si sus esfuerzos (proyectos y acciones) se están traduciendo en resultados y, en consecuencia, en avances hacia los OKRs. Sugerimos una reunión de planificación al principio de la semana y una reunión de control al final de la semana, en la que se identifiquen y celebren los logros.

Mensualmente (normalmente a principios de cada mes) la dirección de la empresa debería sentarse y evaluar si la empresa en su conjunto está avanzando hacia sus objetivos del ciclo. No se trata de una reunión de presentación de resultados, sino de una reunión de resolución de problemas, centrada en las correcciones de rumbo necesarias para llegar a la meta.

Objetivo: Presentar resultados y generar aprendizaje sobre los logros y derrotas del ciclo.

Periodicidad: trimestral

Al final de cada trimestre es interesante que el CEO de la empresa presente los resultados obtenidos, en forma de OKR de la empresa, en una reunión de todos los empleados. También en este caso la atención debe centrarse en el aprendizaje y no en señalar con el dedo, lo que puede ser muy perjudicial para la cultura de resultados de la empresa.

Todos estos rituales se organizan de la siguiente manera dentro de un ciclo de tres meses:

Estructura de los rituales OKR dentro de un ciclo