Para realizar la importación de datos, es importante solicitar la habilitación de la pantalla de importaciones al gerente responsable de la cuenta.
Dentro del producto de evaluación de Qulture.Rocks, tenemos la posibilidad de crear preguntas separadas o no, utilizando la creación de diferentes temas. La cantidad de preguntas que tendrá tu evaluación dependerá del escenario y la necesidad de tu organización, pero es importante que tengas en cuenta que tenemos dos posibilidades para realizar el registro de las preguntas dentro de la plataforma:
Directamente a través de la plataforma
A través de importación
A continuación explicaremos con más detalle cómo registrar preguntas para la evaluación utilizando la función de importación de la plataforma. Para saber más sobre el registro de preguntas de evaluación dentro del producto, te sugiero que veas este artículo: ¿Cómo registrar la estructura de mi formulario de evaluación?
Información importante para crear el archivo de importación
Antes de ir al archivo de importación, necesitamos tener cierta información previa registrada en la plataforma para poder alimentar el archivo y así cargar la información correctamente. Necesitamos:
La evaluación de desempeño creada para poder importar las preguntas;
El id de la escala de notas que se utilizará en las preguntas de evaluación;
Tener todas las tags que se utilizarán en las preguntas de evaluación creadas en la plataforma (opcional)
La evaluación no puede tener activado el icono "ocultar evaluación";
⚠ Nota: para obtener el id de la escala de notas, primero debes tener una pregunta registrada para poder crear una escala de notas. Puedes crear una pregunta de prueba, sólo para poder crear la escala que desees. Obtener el id de esta escala es muy sencillo. Una vez creada, todo lo que tienes que hacer es
Acceder a la configuración de la pregunta que está utilizando la escala de notas
Pulsar en editar etiquetas.
En la barra del navegador, copia el número que viene inmediatamente después de gradyng-types/. Este es el id de la escala de notas.
Si no estás seguro de cómo crear una escala de notas, este artículo puede ayudarte
Crear preguntas en la evaluación utilizando la función de importación
Obtención del archivo de importación
Bien. Ahora tenemos toda la información que necesitamos para poder alimentar el archivo de importación, pero ¿dónde está el archivo? Para poder descargar el modelo de importación, todo lo que tienes que hacer es:
Ir a la pestaña organización;
Hacer clic en Importaciones y "Nuevo"
Seleccionar el tipo de importación "[EVALUACIÓN] Preguntas computables" y hacer clic en Template para acceder al modelo.
Puedes encontrar tambien la versión de este template en español en por aquí
Comprendiendo el archivo de importación de preguntas
Para entender el archivo de importación, es necesario comprender cómo organiza la herramienta la información de las preguntas. Para ello, utilizaremos el ejemplo de un formulario ficticio para explicar cómo se reflejan los niveles de información:
En el formulario anterior tenemos:
Número de página del tema: 1
Tema: Liderazgo
Descripción del tema: Aquí evaluaremos la competencia de liderazgo
Subtema: Aprendizaje
Pregunta: Aprender a ser líder
Descripción de la pregunta: ¿Cómo ha aprendido esta persona a ser un líder?
Escala de notas: 1; 2; 3; 4; 5
Bien, ahora que está más claro cómo se organiza la información, podemos ir al archivo de importación
Esta será el modelo que se abrirá automáticamente en otra pestaña de tu navegador. Haz una copia en una carpeta de tu drive o, si lo prefieres, descarga el archivo antes de insertar la información en él.
La sección azul del fichero se refiere a la información de los temas, la roja a los subtemas y la amarilla a las preguntas. Como el fichero está organizado de forma que cada línea representa una pregunta que se creará en la evaluación, explicaremos la información en el siguiente orden: 1 - Preguntas, 2 - Temas y 3 - Subtemas
1 - Preguntas
Como ya hemos dicho, cada línea del fichero representará una pregunta de la evaluación. En la primera parte de esta sección tenemos la información básica de cada pregunta:
Algunas consideraciones importantes de esta primera parte:
Es necesario registrar el título de la pregunta en portugués. Si tu evaluación está en otro idioma, puedes registrar el nombre de la pregunta en español, por ejemplo, en el título de la pregunta en portugués y en español sin ningún problema;
El título de la pregunta debe ser único. Si está repetido, sólo subirá a la plataforma la información de la pregunta que está en la línea más abajo en el archivo;
El título de la pregunta en otros idiomas, así como los campos de descripción no son información obligatoria.
En la segunda parte de la información de la pregunta, tenemos la configuración específica para cada una de las preguntas:
Algunas consideraciones importantes de esta segunda parte:
No es obligatorio rellenar ninguno de los campos;
Más arriba hemos hablado de cómo encontrar el id de la escala de notas. Si no pones el id de la escala en la pregunta, se mostrarán las opciones numéricas de las respuestas en lugar de las etiquetas;
Si se van a utilizar las opciones de comentario o N/A para la pregunta, debes escribir la palabra "Sím" para cada una de ellas. Si no se van a utilizar, puede dejar la celula en blanco;
Lo mismo se aplica a las relaciones: Si creas un filtro de preguntas por relación, debe poner "Sím" para las que debe aparecer la pregunta y dejar vacío para las demás. Si la pregunta debe aparecer para todos los tipos de relaciones, puede dejar todos los campos vacíos.
Si vas a utilizar los filtros portag en las preguntas, debes dar de alta cada una de las tags en la pregunta, separándolas con punto y coma. NOTA: Antes de importar el fichero, la tag debe estar creada en la plataforma. Para más información sobre tags, tenemos este artículo que puede ayudarte.
El campo de tags de participante se utiliza en casos muy específicos, cuando necesitas que una pregunta aparezca sólo para un par evaluador-evaluado. Por ejemplo, cuando quiere que una determinada pregunta aparezca sólo cuando Juan evalúa a María. Como sólo se utiliza para casos muy raros, nuestra primera recomendación es que no utilices este campo si realmente no lo necesitas.
2 - Temas
En esta sección introduciremos información sobre el tema de cada pregunta de evaluación.
Algunas consideraciones importantes sobre el registro de temas:
Es necesario registrar el título del tema en portugués. Si tu evaluación es en otro idioma, puedes registrar el nombre del tema en español, por ejemplo, en el título del tema en portugués y en español sin ningún problema;
Si un tema tiene más de una pregunta, debe repetir la información del tema en la línea correspondiente a esa pregunta. Si el nombre del tema es el mismo, pero la descripción o la información sobre el peso es diferente, se cargará la información que esté más abajo en el archivo;
El título del tema en otros idiomas y los campos de descripción no son información obligatoria.
El peso del tema tampoco es obligatorio. Si lo deja vacío, se considerará un peso 1.
3 - Subtemas
Si queremos subdividir un tema, tenemos la posibilidad de crear subtemas dentro del formulario. En esta sección podemos registrar información relacionada con el subtema de cada pregunta de evaluación.
Algunas consideraciones importantes sobre el registro de subtemas:
Este campo NO ES OBLIGATORIO. Si no necesitas registrar este nivel de información, puedes dejar esta información vacía sin problema.
Los subtemas no tienen ningún impacto en la forma en que se calculan las calificaciones en la evaluación. Por lo tanto, es un campo opcional sólo para dar una posibilidad más de organización.
Si un subtema tiene más de una pregunta, es necesario repetir la información del subtema en la línea correspondiente a esa pregunta. Si el nombre del subtema es el mismo pero la información de la descripción es diferente, se cargará la información que esté más abajo en el fichero;
IMPORTANTE: Para más información sobre cómo utilizar el archivo de importación, dentro del template hay una pestaña de instrucciones donde se ofrecen más detalles sobre las funcionalidades. Por favor, lea atentamente todas estas instrucciones antes de realizar cualquier tipo de importación.
Importar el fichero en la plataforma
Ya está. Una vez registrada toda la información en el fichero, es el momento de subir esta información a la plataforma. Para ello, son necesarias algunas premisas para que todo vaya bien:
Se debe generar un enlace desde google sheets para poder importarlo
El formato del archivo debe ser una hoja de cálculo de Google. Si al hacer clic en archivo, aparece esta opción de abajo, haz clic para guardarlo como una hoja de cálculo de Google y utilizar ese archivo para hacer la importación. Si no aparece, es porque tu archivo ya es una hoja de cálculo de Google.
Comparte el archivo para que cualquiera que tenga el enlace pueda acceder a la información.
Una vez realizadas todas estas configuraciones, sólo tienes que ir a la sección de importaciones como hemos comentado anteriormente, elegir la evaluación de la que quieres importar estas preguntas, pegar el enlace en el campo indicado e importar:
Listo. Ahora sólo tienes que seguir el estado de la importación y una vez completada, las preguntas estarán en la evaluación que has creado.
A continuación se presentan algunos artículos que pueden ser útiles en este momento:
PREGUNTAS FRECUENTES
1) Utilizo otro tipo de almacenamiento en la nube que no sea Google. ¿Cómo puedo importar el archivo si no tengo el enlace de Google Sheets?
Por ahora no disponemos de integración con otros ambientes para este tipo de acciones. Por el momento, si no es posible tener este archivo en google sheets, será necesario solicitar al equipo de chat que realice esta importación por usted. Sólo es necesario enviar el archivo completo e informar para qué evaluación desea importar estas preguntas.
2) Estaba haciendo el proceso de importación, pero no pude encontrar la evaluación en la lista para importar. ¿Qué ha ocurrido?
Como mencionamos anteriormente, para que usted pueda importar una evaluación, ésta debe estar visible para todos. Por lo tanto, el botón a seguir de visualización debe estar como el de la imagen abajo:
¿Tienes alguna duda? #Chateaconnosotros y alguien del equipo te ayudará
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