El Flujo de Aprobación de OKR (y proyectos) ayuda directamente en la etapa de planificación del ciclo, añadiendo algunos pasos al flujo de creación de los OKR en la plataforma. Con ello, administradores de la plataforma y líderes pueden aprobar los objetivos y proyectos creados, así como solicitar revisiones antes que los OKR sean "oficialmente" válidos.
En este material hablaremos de:
Flujos existentes y posibles desde el proceso de creación del OKR hasta la aprobación del objetivo o proyecto;
Cómo activar esta funcionalidad;
Cómo filtrar los objetivos por estados (“pendiente de presentación”, “pendiente de aprobación”, “pendiente de revisión” y “aprobado”);
¿El nivel de los OKR (individuales, de equipo y de empresa) cambia algo en el Flujo de Trabajo?
FAQ
1. Flujos existentes y posibles desde el proceso de creación del OKR hasta la aprobación del objetivo o proyecto:
Para entender mejor el flujo utilizaremos el siguiente ejemplo: Laura es liderada por Arya y está creando objetivos para un ciclo con el Flujo de Aprobación activado. En este caso, los posibles estados de este objetivo serán:
Pendiente de presentación: estado estándar del OKR cuando es creado. Aquí, la persona responsable por el OKR todavía no ha enviado la solicitud de aprobación. Así se ve en la plataforma:
Pendiente de aprobación: estado en que el OKR se encuentra después de haber sido presentado para aprobación. Aquí, el líder directo y/o el administrador de la plataforma deben “aprobar” o “solicitar revisión”.
Pendiente de revisión: estado después que alguien solicita revisión. El líder puede añadir un comentario especificando exactamente lo que se debe cambiar y el OKR regresa a la persona responsable.
Aprobado: estado del OKR cuando alguien lo aprueba.
*Estos botones están disponibles en la pantalla de detalles de objetivos en el listado de OKR.
2. Cómo activar esta funcionalidad
El flujo indicado arriba solo se da si la funcionalidad está habilitada en el ciclo. Esta funcionalidad se puede activar en la página de gestión del ciclo, seleccionando la opción destacada abajo:
⚠️ Atención: esta configuración no se puede desactivar una vez activada para un ciclo. Los OKR creados antes de que la funcionalidad sea activada son creados ya en el estado “aprobado”. Los OKR creados después de la activación de la funcionalidad son creados en el estado “pendiente de presentación”.
3. Cómo filtrar los objetivos por estados:
En el producto de OKR, se encuentra el menú abajo, donde se puede seleccionar qué estado ver:
Además de esta forma de ver y seguir los OKR, todos los días a las 10:00 de la mañana, los líderes reciben un resumen por correo electrónico en caso de que la contribución en cualquier OKR de al menos un liderado directo esté como “pendiente de aprobación” en el ciclo actual.
4. ¿El nivel de los OKR (individuales, de equipo y de empresa) cambia algo en el Flujo de Aprobación?
No. El flujo de aprobación siempre será una relación entre líder y liderado (la persona responsable del objetivo o proyecto), o sea, el flujo de aprobación no depende del nivel del objetivo, porque la información que considera es la persona responsable de un objetivo. Quiénes pueden aprobar el OKR o proyecto siempre serán los líderes directos del responsable de ello (y también los administradores de la plataforma y administradores de OKR).
⚠️ Atención para los equipos que son contribuyentes: si equipos son contribuyentes del OKR, hay una particularidad en la aprobación. Cuando se aprueba la contribución de la persona responsable, automáticamente se aprueba también la contribución del equipo. En este caso, el líder del equipo contribuyente recibe una notificación en la app sobre la aprobación.
Para ejemplificar este flujo, considere el contexto abajo:
Laura es responsable del objetivo X;
Arya es la líder de Laura;
El equipo de CS contribuye al objetivo X;
La líder del equipo de CS es Thaís.
En este escenario, la persona que puede enviar el objetivo para aprobación es Laura. La persona que puede aprobar el objetivo es Arya (que es líder del responsable del objetivo). La persona que recibirá la notificación es Thais (la líder del equipo contribuyente). El objetivo aparecerá como aprobado en la página de OKR del equipo.
¿Y si en lugar de añadir un equipo como contribuyente, añado colaboradores individuales como contribuyentes? En este caso, cada contribuyente deberá enviar la solicitud de aprobación a sus respectivos líderes. Estos líderes son responsables de aprobar o solicitar revisión.
5. FAQ
¿Cómo funcionan los ciclos que no tienen la configuración de Flujo de Aprobaciónactivado? En los ciclos sin flujo de trabajo activado, todos los OKR son considerados como aprobados. Es decir, si se activa el flujo de trabajo en un ciclo que ya tiene OKR creados, estos OKR son interpretados por el sistema como si ya hubieran sido aprobados.
¿Es posible editar los OKR después de que sean aprobados? Si la persona responsable de un OKR aprobado quiere editarlo, solo podrá hacerlo si su líder directo o administradores de la plataforma o de OKR hayan habilitado esta edición (opción incluida dentro del menú de objetivo):
Cuando un OKR está abierto para edición, la persona responsable puede editar cualquier cosa de OKR, pero no puede borrarlo. Es importante señalar que habilitar la edición de un OKR no cambia su estado, o sea, el OKR sigue aprobado.
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