Tenemos dos tipos de integración relacionados con el usuario:

ℹ️ En este artículo, hablaremos del primer caso. Si busca información sobre SSO, lee este articulo

1. API de usuario - El cliente implementa

Nuestro sistema expone una API de consulta y actualización de empleados para que tu te conectes con el sistema que desees. Por ejemplo, tienes tu propio sistema de nóminas y quieres sincronizarlo: simplemente solicita tu clave de acceso (api token) y pide a un desarrollador de tu equipo que implemente un programa que haga la sincronización. Ten en cuenta que este servicio depende de su implementación.

Si quieres ir por ese camino, tendrás que enviárselo a la persona que desarrolla el software y que implementará la integración:

I. Lista de campos que deseas sincronizar.

Para eso, vaya a Organización -> Empleados -> Añadir empleado -> A través de la hoja de cálculo. Descargue la plantilla de importación y elija los campos que desea sincronizar. Nuestra recomendación es hacer una hoja de cálculo con dos columnas: nombre del campo en la FUENTE y nombre del campo en Qulture, por ejemplo, Ciudad en FUENTE, se convierte en Location en Qulture.

II. Token de acceso

Vaya a Organización -> Integraciones y genere un token de API de usuario (tenga cuidado de no enviar el token de API de la plataforma, eso es otra cosa).

Te recomendamos que tengas mucho cuidado con este token, ya que tiene poder de administración general. Envíalo de forma segura a la persona.

III. A continuación, puedes enviar este mensaje a la persona:

Hola,

La empresa realizará una integración de la base de usuarios de [SISTEMA FUENTE] con Qulture.Rocks, nuestra plataforma de gestión del rendimiento.

Para ello, necesitamos un programa que lea los campos del usuario y los actualice en Qulture en la API del usuario. Funciona como una importación masiva: enviamos toda la base y los usuarios se crearán o actualizarán de una sola vez.

La documentación está aquí: https://app.qulture.rocks/apidoc

Te envío una lista de los campos a sincronizar y te envío un token de acceso seguro para acceder a la API de usuario de Qulture.

Las preguntas se pueden reenviar al canal de consultas técnicas con el siguiente enlace.

Nuestro sistema ejecuta un servicio dos veces al día (a las 2:00 y a las 12:30) que lee la base de datos externa (llamémosla FUENTE) y crea una importación en la plataforma Qulture para todos los clientes que tienen la funcionalidad activa.

Para configurar una integración nativa, simplemente acceda a la pantalla Integraciones de usuario a través del menú de configuración. Puedes ver cómo configurar en detalle en el seguinte enlace.

ℹ️ Si utilizas un sistema que tiene una API REST, podemos evaluar la posibilidad de implementarla.

Si necesita pausar la sincronización para todos los colaboradores, acceda a la pantalla Integraciones de usuario y haga clic en "Inactivar".

Un caso común es cuando las empresas se encuentran en un período de evaluación de desempeño y el sistema FONTE está desactualizado.

Es posible pausar la integración para algunas personas en Qulture. Dos casos comunes en los que esto ocurre son:

Una integración puede o no sincronizar la jerarquía (quién es el líder del colaborador). Si necesitas activar esta opción y pausar la sincronización del líder para todos, sólo tienes que llamar al chat. Ten en cuenta que no es posible activar esta opción para una sola persona.

La integración puede configurarse con varios filtros. Si están activados, los usuarios afectados por ellos serán ignorados en la sincronización.

Ejemplos:

i. No quieres sincronizar a los aprendices. En este caso, puede poner la información en el sistema de origen en algún campo y pedirnos que ignoremos a los usuarios que tienen el tipo de campo: aprendiz.

ii. No quieres sincronizar en base al correo electrónico: ignora al usuario que tiene correo personal. En este caso, podemos añadir un filtro para sincronizar sólo a las personas con un correo electrónico que contenga "@empresa.mx", por lo que alguien con darth-vader@bol.com.br sería ignorado en la sincronización.

Hay una opción para activar la sincronización de equipos. Cuando se activa, hará que los usuarios sean asignados a equipos basados en los Grupos de Pingboard a los que pertenecen.

Ten en cuenta que esto hará que los usuarios sean eliminados de los equipos que no están en la lista de grupos de Pingboard.

Ejemplos:

i. John pertenece a los grupos de Ingeniería y Backend Chapter en el Pingboard;

ii. Mary pertenece al grupo del capítulo Backend en Pingboard y al equipo de productos en Qulture (el único que existe en nuestro sistema);

iii. Cuando la integración se ejecuta, el sistema:

La integración tiene la posibilidad de sincronizar a los jefes de equipo. Para ello, hay que crear un campo en el FUENTE con los nombres de los equipos de los que el empleado es líder, separados por un punto y coma (";"), por ejemplo "Producto; Marketing".

😱Atención: En caso de que ningún empleado sea líder, la integración elimina a los líderes del equipo.

Opción para crear un filtro por expresión regular (patrones de caracteres) que selecciona una parte del texto.

Por ejemplo, supongamos que en la FUENTE hay un campo llamado "ubicación" con la información "São Paulo/Brasil". Con el filtro de campo, es posible tomar este campo y romperlo en Qulture de la siguiente manera:

ciudad: "São Paulo"

país: "Brasil".

Esto es posible utilizando una regla que separa utilizando la barra "/" como delimitador.

En ambos tipos de integración, es importante tener cuidado con estos puntos:

1. Edición en Qulture

Una vez activada la sincronización, si alguien crea un usuario en Qulture que no existe en FUENTE, en la siguiente sincronización se desactivará. Lo mismo ocurre con los cambios de campo: si se cambia el líder de una persona, ese cambio se deshará si no es el mismo en FUENTE.

Si quiere cambiar un dato, puede registrar o cambiar un usuario en Qulture, pero también registrarlo en FUENTE antes de la siguiente sincronización, o puede cambiarlo en FUENTE y hacer clic en el botón de sincronización, para el tipo 2 (sincronización diaria, si está disponible para su tipo de sincronización).

Los datos que no están sincronizados pueden cambiarse sin problemas, por ejemplo, si ha creado un campo personalizable en Qulture "talla de camiseta" que no está sincronizado, sólo tiene que cambiarlo.

2. Borrar campos

Si se elimina un campo personalizable en FUENTE que está sincronizado, la integración puede dejar de funcionar, aunque cree otro con el mismo nombre, ya que su identificador puede haber cambiado.

3. Inactivación

Los usuarios que no estén registrados en su base de usuarios serán desactivados en Qulture.Rocks. Recuerde que una inactivación tiene varias consecuencias y no debe ocurrir indebidamente.

4. Identificador diferente

Los usuarios con diferentes correos electrónicos en su base de datos y en Qulture.Rocks seguirán el siguiente patrón:

João Sousa está registrado como joao@empresa.com.br en Qulture

João Sousa está registrado como joaosousa@empresa.com.br en la base de usuarios

Al realizar la integración, se desactivará el usuario joao@empresa.com.br y se creará el usuario joaosousa@empresa.com.br.

Importante: en caso de que un colaborador cambie de correo electrónico en FUENTE, es muy importante que cambie su correo manualmente en Qulture antes de que se ejecute la siguiente sincronización. Si esto no ocurre, se creará un nuevo colaborador en Qulture y se desactivará el anterior. La persona perderá el acceso al contenido que tenía como colaborador inicialmente. Tenga en cuenta que no es posible "unir" los datos de dos usuarios.

5. Cambio de correo electrónico

Si necesita cambiar el correo electrónico de los colaboradores en FUENTE, póngase en contacto con el chat para garantizar el mejor proceso. No tenemos la funcionalidad de "unir" usuarios en caso de que se cree un nuevo usuario para la misma persona y que tenga datos (como feedbacks o metas) en ambos.

Si tienes alguna duda, #ChateaConNosotros.